Wege zu einem idealen Projektmeeting
Projektmeeting. Viele Projektmanager und Projektteams können sich etwas besseres vorstellen, als schon wieder an einem Meeting teilzunehmen.
Warum? Weil die meisten Meetings alles andere als ideal verlaufen und in ihnen oft sehr viel Zeit verschwendet wird. Dabei müsste das gar nicht sein – mit etwas Sorgfalt lässt sich ein (nahezu) ideales Projektmeeting gestalten, welches den Projektverlauf massiv voran bringt und die Motivation im Team erhöht.
Daher stelle ich Ihnen in diesem Beitrag die wichtigsten Wege zu einem idealen Meeting vor:
1) Vorbereitung und Planung
Spontane und improvisierte Meetings sind meistens eine schlechte Idee, weil sie zu unfokussiert verlaufen und keine klaren Ergebnisse bringen – solche Meetings führen nur zu noch mehr Meetings, aber sie produzieren selten einen großen Mehrwert für das Projekt.
Planen Sie Ihr Projektmeeting daher sorgfältig. Recherchieren Sie gründlich. Bereiten Sie sich ausführlich vor. Entwerfen Sie eine klar strukturierte Agenda für das Meeting und identifizieren Sie, welche Inhalte für den weiteren Projektverlauf wirklich wichtig und sinnvoll sind.
Klären Sie präzise, was die Intention des Meetings ist und auf welches Ergebnis sie aus sind – und teilen Sie dies zu Beginn des Meetings mit.
Benennen Sie außerdem einen konkreten Zeitrahmen des Meetings und halten Sie sich daran – überschreiten Sie idealerweise niemals 60 Minuten:
Alles, was wirklich wichtig ist, lässt sich auch präzise formulieren und kommunizieren. Endlosmeetings sind daher kontraproduktiv und führen nur dazu, dass Unwichtiges diskutiert wird.
2.) Stellen Sie Materialien im Vorfeld zur Verfügung
Meetings sind um so produktiver, je besser die Teilnehmer schon im Vorfeld informiert sind, worum es gehen wird.
Wenn Sie gut aufbereitete Materialien im Vorfeld zur Verfügung stellen, erhöhen Sie den Fokus im Meeting und geben den Teilnehmern die Gelegenheit, sich vorzubereiten und schon vor dem Meeting die Inhalte zu reflektieren und eigene Ideen dazu zu entwickeln.
Ein ideales Meeting kann nur dann orchestriert werden, wenn alle Teilnehmer schon auf die Linie des Meetings eingeschworen sind, bevor dieses beginnt. Durchdachte Materialien sind ein Weg, dies zu erreichen.
3. Fokus und Verläßlichkeit
Bleiben Sie auf einem Meeting beim Thema. Lassen Sie keine Abschweifungen zu.
Beginnen Sie das Meeting pünktlich und beenden Sie es pünktlich.
Fokus und Verläßlichkeit in den Meetings machen jedes Projektteam motivierter und produktiver und sind für Sie als Prokektmanager eine unerläßliche Leadership-Qualität.
4.) Follow-Up
Leider wird gerade dieser Punkt bei Meetings sehr oft sträflich vernachlässigt: Was passiert nach dem Meeting?
Wie sichern Sie die Ergebnisse des Meetings? Wie sorgen Sie für einen über das Meeting hinausgehenden gemeinsamen Fokus? Wie unterstützen Sie die im Meeting getroffenenen Vereinbarungen?
Versenden Sie nach jedem Meeting innerhalb von 24 Stunden Besprechungsnotizen mit den wichtigsten Punkten, Ergebnissen und Vereinbarungen.
Fordern Sie Feedback zu dem Meeting ein und bestehen Sie auf regelmäßige Aktualisierungen in Bezug auf die getroffenen Vereinbarungen und die zugeteilten Verantwortlichkeiten.
Fragen Sie in den Tagen nach dem Meeting aktiv nach, wie Sie die optimale Umsetzung der Meeting Objectives unterstützen können. Interessieren Sie sich aufrichtig für die unweigerlich aufkommenden Probleme und steuern Sie konstruktive Lösungsansätze bei.
Ein Projektmeeting ist nicht dann zu Ende, wenn das Meeting zu Ende ist – sondern erst dann, wenn die Ziele des Meetings im weiteren Projektverlauf erreicht sind. Genau deshalb ist Follow-Up essenzieller Bestandteil von Projektmeetings und nicht ein zusätzliches Add-On.
Berücksichtigen Sie diese 4 Wege zu einem idealen Projektmeeting und Sie werden deutlich mehr mit ihren Meetings erreichen!
David Nitescu – Ihr Coach für Projektmanagement-Exzellenz
P.S.: Gerne zeige ich Ihnen im Rahmen von individuellem Coaching, wie Sie durch Projektmeetings große Produktivität in ihrem Projekt fördern können und in kürzerer Zeit mehr erreichen, mit besseren Resultaten. Nehmen Sie dazu Kontakt mit mir auf und schreiben Sie mir jetzt eine email an david.nitescu@come-nc.com !
