Risikoanalyse im Projektmanagment
Risikoanalyse im Projektmanagement ist der Prozess, mit dem Sie potenzielle Probleme identifizieren, die das Projekt untergraben könnten. Was Sie bei der Riskoanalyse unbedingt beachten müssen, erfahren Sie in diesem Artikel.
Warum Risikoanalyse zwingend notwendig ist
Analyse von Risiken heißt im Wesentlichen, dass Sie alle eventuell auftretenden Probleme methodisch, strategisch und im Detail durchleuchten. Es gibt mindestens 5 starke Gründe, warum Sie darauf niemals verzichten sollten:
1.) Vermeidung
Nur wenn Sie Risiken schon in der Planung erkennen, haben Sie eine Chance, diese zu vermeiden. Risiken bestehen immer – wer Risiken ignoriert und risikoblind in ein Projekt geht, wird nicht selten von Problemen überrascht, die sich mit vorheriger Analyse hätten vermeiden lassen.
2.) Reduzieren
Wenn Sie Probleme vorwegnehmen, können Sie die Häufigkeit ihres Auftretens vermindern, weil Sie diese schon vor ihrer Entstehung zu erkennen in der Lage sind.
3.) Minimieren
Durch eine gründliche analytische Vorwegnahme der Risiken und ihrer möglichen negativen Ergebnisse können Sie die Auswirkungen von auftretenden Problemen minimieren, weil sie gut drauf vorbereitet und so zu souveränem Problemmanagement befähigt sind.
4.) Ansprechen
Es ist menschlich, Probleme verdrängen zu wollen. Zu exzellentem Projektmanagement gehört aber die Fähigkeit, Projekte frühzeitig und präzise ansprechen zu können.
5.) Anpassung
Viele Probleme in Projekten enstehen dadurch, dass Vorschriften, Vorgaben, legale Rahmenbedingungen und funktionale Kontexte des Unternehmens nicht berücksichtigt werden. Alle diese Faktoren gehören zu einer detaillierten Risikoanalyse, so dass Projekte auf optimale Weise an die vorherrschenden Bedingungen angepasst werden können.
Aus diesen Gründen ergeben sich mindestens 5 Säulen für die Risikoanalyse:
Die 5 Säulen der Risikoanalyse
I.) Informationsmangel beheben
Nicht zu wissen, welche Risiken ein Projekt beinhaltet oder nicht genügend über die möglichen Auswirkungen potentieller Risiken informiert zu sein ist vielleicht das größte Risiko überhaupt – denn wer nur ungenügende Informationen zur Verfügung hat, wenn Probleme auftreten, wird oft gravierend falsche Entscheidungen treffen. Detaillierte Informationen helfen ihnen dabei, Probleme im Projekt erfolgreich zu navigieren.
II.) Komplexität reduzieren
Die Systemtheorie von Niklas Luhmann spricht im Bezug auf komplexe Systeme von „Komplexitätsverminderern“, gezielt herausgearbeitete Ansätze, die eine Art Hebelwirkung entfalten. Komplexität lässt sich nur erfolgreich managen, wenn man sich nicht in zu vielen Details verliert – daher gehören zu jeder Risikoanalyse immer auch „Macro-Views“, die Überblick verschaffen und es so ermöglichen, auch bei den kompliziertesten Problemen eine pragamatische Lösung zu finden.
III.) Best Case / Worst Case
Jedes potentielle Risiko sollte bis in die Extreme hinein bedacht werden: Was ist das Beste, das im Falle des Falles passieren kann? Was wäre das Schlimmste, das passieren könnte? Das Analysieren der Extremfälle sorgt dafür, dass das gesamte Spektrum der Problemfälle durchdacht wird. Wenn Sie so auf ein breites Spektrum von Risikoversionen vorbereitet sind, kann Sie im Verlaufe des Projektes nur noch wenig aus der Ruhe bringen, weil Sie auf viele Varianten optimal eingestellt sind.
IV.) Best Practices
Viele Unternehmen und Industriezweige haben bereits etablierte Best Practices für den Umgang mit Risiken. Sie müssen als Projektmanager also nicht jedes Mal das Rad neu erfinden, sondern sollten sich zuerst darüber informieren, was diese Best Practices sind und wie sich diese bewährt haben. Diese solide Grundlage können Sie dann gegebenenfalls mit ihren eigenen Ideen erweitern und verbessern.
V.) Existing Framework
So manches Risiko im Projektmanagement ist hausgemacht, weil existierende Rahmenbedingungen nicht berücksichtigt wurden. Stellen Sie bei jeder Projektplanung sicher, dass Sie mehr als ausreichend über die vorhandenen Kontexte und Vorgaben informiert sind und beziehen Sie diese in die Planung mit ein.
Wenn Sie diese 5 Säulen bei ihrer Risikoanalyse berücksichtigen, werden ihre Projekte deutlich reibungsloser ablaufen können, weil Sie Unsicherheiten aller Art von Anfang an entgegenwirken. Außerdem versetzen Sie sich durch gute Risikoanalyse in die Lage, auftretende Probleme hoher Priorität von auftretenden Problemen niedriger Priorität zu unterscheiden – was extrem wichtig ist, weil in vielen Projekten zu viel Zeit an die Lösung nebensächlicher Probleme verschwendet wird, statt sich auf die Vermeidung oder Lösung von potentiell großen Problemen zu konzentrieren. Vernachlässigen Sie daher niemals die Risikonanalyse im Projektmangement.
