5 Tipps für das Management von Projektbudgets - COME NC

Nicht selten passiert es bei Projekten, dass das anfängliche Budget überstiegen wird – was manchmal das gesamte Projekt ruinieren, und meistens auch das jeweilige Unternehmen finanziell schädigen kann. Daher ist Projektbudget Management von entscheidender Bedeutung, aber leider vernachlässigen viele Projektmanager den gut geplanten Umgang mit dem Budget.
Hier sind einige Tipps, wie Projektbudget Management besser gestaltet werden kann, damit unerwartete zusätzliche Kosten vermieden werden können:

1.) Nutzen Sie geeignete Software

Es ist erschreckend, wie viele Projektmanager auch heutzutage noch beim Budget auf die Nutzung von Software verzichten und stattdessen veraltete manuelle Methoden anwenden, die nicht nur viel mehr Zeiten kosten, sondern vor allem auch unpräzise sind.
Nutzen Sie stattdessen die richtige Technologie! Durch die Implementierung einer adäquaten Budget-Managementsoftware für Projekte können Sie die Budgetplanung deutlich schneller, leichter, effektiver und übersichtlicher organisieren. Zudem können Sie Status-Updates über das Budget leichter mit den relevanten Personen teilen und eventuell dringend nötige Anpassungen frühzeitig vornehmen, weil sie den Budgetverlauf ständig aktualisiert im Blick haben
Und auch die Zeit, die Sie durch die Verwendung von angemessener Software einsparen, können Sie besser für den erfolgreichen Fortgang des Projektes verwenden und so das Projekt insgesamt beschleunigen.

2.) Legen Sie KPIs fest

Ohne Leistungsindikatoren (KPI = Key Performance Indicator) ist es unmöglich, Ihr Budget effizient zu verwalten. KPIs werden genutzt, damit Sie immer einen Überblick darüber behalten, wie viel Geld ausgegeben wurde.

Stellen Sie bei der Definition der KPIs sicher, dass sie alle relevanten Bereiche des Projektes umfassen – wenn Sie dadurch einen Überblick über Ihre Ausgaben und ihren Bezug zu den jeweiligen Aufgaben behalten, können Sie Zeit und Geld im Projekt sinnvoller nutzen.

3.) Verstehen Sie Ihre Stakeholder

Auch bei der Budgetgestaltung ist Stakeholder Management ein wesentliches Element, denn wenn Sie die Anforderungen Ihrer Stakeholder nicht präzise verstehen, kann es zu gravierenden Fehlplanungen im Budget kommen.
Kommunizieren Sie von Anfang an oft und klar mit allen einflussreichen Stakeholdern, um das Budget entsprechend im Dienste der wirklich wichtigen Projektziele zu verwalten.

4.) Beginnen Sie mit einer einfachen Liste

Die Grundlage für ihre Budgetplanung kann eine ganz einfache Liste sein, auf der Sie alle wesentlichen Kostenfaktoren des Projektes festhalten. Auf der Basis des ersten Entwurfes dieser Liste können Sie dann tiefer ins Detail gehen und herausfinden, welches Budget für welche Bereiche zur Verfügung steht.
Starten Sie also mit einem groben Entwurf und arbeiten Sie sich dann immer tiefer in die Details ein, um im Verlauf der Präzisierung das Budget immer besser auf das Projekt verteilen zu können.

5.) Holen Sie sich Hilfe, um Ihr Budget zu erstellen

Wenn Sie immer unsicher sind, wie Sie alle Kosten effektiv verwalten sollen, scheuen Sie sich nicht davor, qualifizierte Hilfe in Anspruch zu nehmen – die kann ein in diesem Bereich erfahrener und kompetenter Kollege sein, oder auch ein externer Coach oder Consultant, welcher ausgezeichnete Fähigkeiten im Bereich Projektbudget einbringen kann. Erlauben Sie sich selbst gerade bei komplexen Budgets, eine solche Unterstützung durch exzellente Mentoren zu nutzen, um zu besseren Entscheidungen zu gelangen und die wesentlichen Berechnungen souveräner zu meistern. Lernen Sie bei Bedarf auch aus der Erfahrung ihrer Teammitglieder und lassen Sie sich einen Einblick geben davon, welches Budget erfahrungsgemäß für welche Projektaufgaben verbraucht wird. Projekte sind Teamarbeit – und auch bei der Budgetgestaltung müssen Sie als Projektmanager nicht allein sein.

Ein Budget für ein Projekt zu verwalten ist nicht immer leicht, aber es muss auch nicht unnötig schwer oder kompliziert sein. Nutzen Sie die 5 Tipps aus diesem Artikel, um ihr Budget Schritt für Schritt sorgfältig zu planen – so werden Sie deutlich besser mit ihrem Projektbudget umgehen lernen und die Ziele des jeweiligen Projektes effizienter erreichen können!

David Nitescu – Ihr Coach für Projektmanagement-Exzellenz

P.S.: Gerne zeige ich Ihnen im Rahmen von individuellem Coaching, wie Sie ihren Umgang mit dem Projektbudget besser gestalten können – für erfolgreiches und souveränes Projektmanagement! Nehmen Sie dazu Kontakt mit mir auf und schreiben Sie mir jetzt eine email an david.nitescu@come-nc.com !