Prioritäten setzen im Projektmanagement
Eine Fähigkeit, mit der viele Projektmanager Probleme haben, ist das Setzen von Prioritäten. Gute Priorisierung ist aber unerlässlich, um sicherzustellen, dass sich das Projekt zuerst auf die wichtigsten Elemente konzentriert und dass jeder versteht, was die wichtigsten Elemente des Projekts sind. Leider verzichten zu viele Projektmanager auf strukturierte Priorisierung und überlassen so viele Elemente der Gestaltung ihres Projekts dem Zufall. Kein Wunder also, dass in vielen Projekten ein nahezu unbeherrschbares Chaos herrscht, welches der ständigen Betreuung bedarf – und sich viele Projektmanager wie die Feuerwehr fühlen, die von einer Feuerlöschung zur nächsten hetzt.
Eine der Lösungen für dieses Problem liegt in klarer Priorisierung. Es ist nämlich einfach nicht zu leugnen: Einige Anforderungen sind wichtiger als andere und sollten daher höhere Priorität erhalten. In nahezu allen Projekten werden Zeit und Ressourcen diktieren, dass nur eine bestimmte Anzahl von Anforderungen zu jeder gegebenen Zeit angegangen werden kann. Daher ist es wichtig, dass Sie als Projektmanager dafür sorgen, dass die Anforderungen, die sie mit ihrem Team in den Fokus nehmen, auch wirklich hohe Priorität haben. Es gibt eine Reihe von möglichen Erwägungen, darunter Wert, Kosten, Risiko, Schwierigkeit der Implementierung, Erfolgswahrscheinlichkeit, Vereinbarungen mit Stakeholdern und nicht zuletzt Dringlichkeit – der gemeinsame Nenner, den es in den meisten Projektsituationen vor allem zu berücksichtigen gilt, besteht meist in dem größten geschäftlichen oder wirtschaftlichen Wert, welcher durch die Projekttätigkeiten erzeugt werden kann.
Daher lohnt es sich, die verschiedenen Erwägungen genauer anzuschauen:
Erfolgswahrscheinlichkeit
Anforderungen mit höchster Erfolgswahrscheinlichkeit wird die höchste Priorität eingeräumt, weil sie mit größerer Sicherheit zu messbaren Resultaten führen.
Der Kostenfaktor kann auf zwei Weisen zur Priorisierung beitragen: Umsetzung der kostengünstigsten Tasks zuerst oder zuerst Implementierung von Tasks mit dem größten ROI (Return on Investment).
Die risikoreichsten Anforderungen werden priorisiert, weil im Falle des Eintretens der Risiken dann das Projekt mit einem Minimum an Investitionen abgebrochen werden kann.
Priorität kommt jenen Tasks zu, die am einfachsten umzusetzen sind, weil so auf die schnellste und sicherste Art und Weise die ersten Resultate zu erzeugen sind – so kommt das Projekt direkt in Schwung und es bildet sich Zuversicht für die schwierigeren Tasks.
Im Idealfall wird mit den entscheidenden Stakeholdern genau abgesprochen, welche Anforderungen am wichtigsten sind und eine dementsprechende Priorisierung herausgearbeitet.
Höchste Priorität haben jene Tasks, die zur Erfüllung gesetzlicher oder organisatorischer Anforderungen erforderlich sind – denn wenn diese Vorschriften nicht von Anfang an eingehalten werden, kann dieser Faktor später das ganze Projekt zu Fall bringen, auch wenn die sonst geleistete Arbeit noch so gut war.
Alle Tasks eines Projektes sind im Zusammenhang zu sehen – Priorität haben jene Tätigkeiten, welche den größten Dominoeffekt erzielen, d.h. die größte positive Auswirkung auf die größte Anzahl anderer Tasks haben.
Allen Tätigkeiten, für die reale, unabänderliche, externe Fristen gelten, kommt höchste Priorität zu – und diese sind von fiktiven oder subjektiven Dringlichkeiten klar zu unterscheiden.
Wenn Sie die obigen Erwägungen bei dem Setzen der Prioritäten in ihren Projekten beachten, wird ihnen das Priorisieren deutlich leichter fallen und Sie werden Ihre Projekte viel effektiver managen können.
Wie werden Sie diese Anregungen in Ihrer Projektmanagementtätigkeit umsetzen?
David Nitescu – Ihr Coach für Projektmanagement-Exzellenz
