Woran Projekte scheitern
Einer der offensichtlichsten – aber dennoch häufigsten Gründe – warum Projekte scheitern, besteht darin, dass ein umfassendes Verständnis des Projektes nicht sichergestellt wurde.
Am Anfang eines jeden Projektes muss eine präzise Analyse aller Elemente stehen: Ein klares Verständnis der Projektziele, aller involvierten Parteien, der Unternehmenskultur, des Budgets und Risiken. Gerade der Umgang mit potenziellen Risiken ist ein zu oft vernachlässigter Faktor in der vorbereitenden Arbeit für ein Projekt – es ist aber essentiell, diese zu kennen und einen Risikominderungsplan zu entwerfen, auf den Sie im Verlauf des Projektes bei Bedarf zurückgreifen können. Darüber hinaus müssen Sie die Unternehmenskultur verstehen, um eine Roadmap erstellen zu können, die auch akzeptiert wird und Sie in die Lage versetzt, Projekte pünktlich und innerhalb des Budgets zu liefern.
Ohne umfassende Klarheit ist eine effektive Steuerung der Projektaktivitäten nach strategischen Richtlinien unmöglich. Nur von wenn Sie das Projekt vollkommen verstanden haben, können Sie die Planung gestalten, die Ziele und Zwischenziele definieren, die Ergebnisse des Projektes sichern und die messbaren Indikatoren für den Fortschritt des Projektes sowie die notwendigen Instrumente und Prozesse präzisieren.
Beginnen Sie damit, die Ziele festzulegen. Nutzen Sie Ziel-Modelle wie SMART (spezifisch, messbar, aktiv, realistisch und mit Termin) oder KRAFT (konkret, realistisch, attraktiv, Fähigkeiten und Termine); UM DIE Ziele so genau wie möglich zu konkretisieren. Nichts schadet einem Projekt so sehr wie diffuse Zielsetzungen – wenn dies am Anfang nicht gut gemacht wird, verlangsamt es das gesamte Projekt und die Qualität der Projektprozesse leidet.
Sind die Ziele wirklich klar definiert, bietet sich je nach Kontext des Projektes als nächster Schritt an, eine PESTEL-Analyse (Political, Economical, Social, Technological, Environmental, Legal) durchzuführen und bzw. oder eine SWOT-Analyse (Strengths = Stärken, Weaknesses = Schwächen, Opportunities = Chancen, Threats = Bedrohungen) zu erstellen.  Diese Analysen dienen dazu, einen umfassenden Makro-Blick auf das Projekt zu ermöglichen und so alle Faktoren, die bei dem Projekt im Spiel sind, besser zu verstehen.

Auf dieser Grundlagen lassen sich dann die Planungen, Kommunikationsabläufe und organisatorischen Details viel effektiver gestalten, weil sie auf einem wirklich soliden Gesamtverständnis des Projektes basieren. Eine einfache, aber dennoch reichhaltige, Herangehensweise an die Konfiguration des Projektes bieten auf dieser Basis dann die klassischen W-Fragen: “Was? Wann? Wer? Wo? Wie genau?“ Mit Hilfe dieser Fragen lassen sich die meisten Einzelheiten von Projektabläufen klären, aber eben erst dann, wenn ein gründliches Vorverständnis aller Bedürfnisse des Projektes, seiner funktionalen Elemente und seiner technischen Gegebenheiten erarbeitet worden ist.

Nur wenn Sie mit solch einem wirklich umfassenden Verständnis des Projektes gewappnet sind, können Sie den Ablauf des Projektes und seine Ergebnisse souverän kontrollieren, weil sie die Wahrscheinlichkeit reduziert haben, von mangelnden Projektressourcen, unvermutetem Projektumfang oder unberücksichtigten externen Faktoren überrascht zu werden.

Außerdem vermeiden Sie durch eine so präzise Kenntnis des Projektes den typischen Umsetzungsstau, weil Sie sehr konkret sicherstellen können, dass alles umsetzbar ist und die Verantwortlichkeiten zugewiesen und transparent gemacht sind.

Auf diese Weise stellen Sie sicher, dass das Projekt sein ursprüngliches Ziel erreicht. Daher nun meine Frage an Sie: Wie werden Sie die Erkenntnisse dieses Artikels in ihren Projekten umsetzen?

                       David Nitescu – Exzellenz im Projektmanagement

P.S. : Was sind ihre größten Herausforderungen im Projektmanagement? Über ihre Antwort darauf im Kommentar zu diesem Artikel (oder per email an david.nitescu@come-nc.com )dazu würde ich mich sehr freuen – Sie helfen mir bei der Planung zukünftiger Artikel auf diesem Blog!

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