Kommunikation Projektmanagement

Erfolgreiche Projektmanager sind vor allem auch sehr gute Kommunikatoren – hier sind die 7 besten Tipps für bessere Kommunikation im Projektmanagement:

1.) Nutzen Sie die W-Fragen als Grundlage: Warum, Was, Wann, Wo, Wer und Wie

 

a) Mit wem muss kommuniziert werden? Stimmen Sie die Informationen präzise auf den Empfänger ab.

b) Was muss kommuniziert werden? Nicht alle Informationen müssen an alle im Team weitergegeben werden.

c) Wann muss es kommuniziert werden? Abhängig vom Verlauf des Projektes müssen bestimmte Informationen zum richtigen Zeitpunkt kommuniziert werden.

d) Wo soll es kommuniziert werden? Manche Informationen brauchen einen spezifischen räumlichen Kontext.

e) Warum ist die jeweilige Information wichtig? So manche Information kann auch überflüssig sein.

f) Wie sollte dies kommuniziert werden? Es braucht die passende Art der Vermittlung der Information und das passende Medium.

2.) Kommunizieren Sie mit klarer Intention

 

Werden Sie sich vor jeder Kommunikation bewusst, was ihre Absicht ist: Was ist das Ziel des Gesprächs? Was soll das Ergebnis des Meetings sein? Was ist die Intention der e-Mail? Was wollen Sie mit der Sprachnachricht erreichen?

Wenn Sie vorher klären, was genau ihre kommunikative Absicht ist, können Sie prägnanter formulieren, sparen oft viel Zeit und kommen häufiger zu einem guten Ergebnis.

3.) Machen Sie ihre Kommunikation messbar

 

Die meisten Projekte haben Metriken für alles Mögliche, aber nicht für den Erfolg von Kommunikation – was wenig Sinn macht, da das Gelingen eines Projektes immer maßgeblich von der Qualität der Kommunikation abhängt.

Außerdem gilt: Je komplexer das Projekt, desto komplizierter ist es, die Summe der Kommunikationen erfolgreich zu koordinieren.

Sie brauchen zu dem jeweiligen Projekt passende Kommunikationsstandards und Metriken, um die Qualität der Kommunikation messen zu können. Möglichkeiten dafür sind zum Beispiel e-Mail-Open-Rates, Response-Geschwindigkeit, standardisierte Feedback-Bögen nach Meetings oder auch einfach nur die direkte Frage nach Verständnis-Fragen.

4.) Aktives Zuhören und aufmerksames Lesen

 

Unter Kommunikation wird zu oft nur das Sprechen und Schreiben verstanden – gutes Zuhören und aufmerksames Lesen dagegen werden unterschätzt. Effektive Kommunikation braucht aber beides: Senden und Empfangen. Lernen Sie, aktiv zuzuhören und beim Lesen sehr präsent zu sein. Geben Sie beim Zuhören Rückmeldungen, fragen Sie nach, fordern Sie mehr Klarheit ein. Hören Sie zu, um zu verstehen: Unterbrechen Sie nicht, sondern tragen Sie durch gute Fragen zu besserem Verständnis bei und stellen Sie durch Feedback sicher, dass mögliche Missverständnisse aus dem Weg geräumt sind.

5.) Schärfen Sie ihre non-verbale Kommunikation

 

Es ist mittlerweile vielen Menschen bekannt, dass nur etwa 7% unserer Kommunikation auf rein verbaler Ebene – also dem Inhalt – stattfindet.  38% Prozent werden durch Qualitäten der Stimme wie Lautstärke, Diktion, Tonhöhe oder Geschwindigkeit vermittelt. Und bis zu 55% sind durch Körperhaltung, Mimik und Gestik bestimmt.

Daher ist es ungeheuer wichtig, dass Sie ihre Wahrnehmungsfähigkeit und Beobachtungsgabe schulen, um diese non-verbalen Anteile der Kommunikation bewusst miteinbeziehen zu können. Hinzu kommt, dass es sich lohnt, wenn Sie ihre eigenen non-verbalen rhetorischen Fähigkeiten intensiv schulen, um auf allen Ebenen präzise und kongruent kommunizieren zu können.

6.) Go First – gehen Sie mit gutem Beispiel voran

 

Viele Projektmanager neigen dazu, zu vergessen, dass ihre Aufgabe darin besteht, Gespräche zu führen, d.h. die Führung in Gesprächen zu übernehmen. Ein souveräner Projektleiter fördert die Qualität der Kommunikation, indem er mit gutem Beispiel vorangeht. Wenn Sie wollen, dass Teammitglieder sich mehr öffnen, öffnen Sie sich zuerst mehr. Wenn Sie wollen, dass mehr Fragen gestellt werden, stellen Sie zuerst mehr Fragen und fordern Sie aktiv Fragen ein. Wenn Sie mehr Mut in ihrem Team wollen, legen Sie selbst mehr Mut an den Tag. Reden Sie nicht bloß über das, was Sie von ihren Teammitgliedern wollen – tun Sie es selbst und leben Sie ihnen vor, wie es geht.

7.) Verwenden Sie ein RACI-Diagramm

 

Wenn Sie Schwierigkeiten haben herauszufinden, wer an welchen Kommunikationslinien beteiligt werden soll, nehmen Sie das RACI-Diagramm zur Hilfe. RACI steht für: „Responsible, Accountable, Consulted, and Informed.“
Mit dem RACI-Diagramm bestimmen Sie also:

a) Wer für eine Aufgabe verantwortlich ist (Responsible)
b) Wer an der Erledigung einer Aufgabe rechenschaftspflichtig beteiligt ist (Accountable)
c) Wer bei einer Aufgabe zu Rate gezogen werden kann oder muss (Consulted)
d) Wer über eine Aufgabe informiert werden kann oder muss (Informed)

So machen Sie es sich viel einfacher, Kommunikationslinien genau zu bestimmen, notwendige Kommunikation zu intensivieren und überflüssige Kommunikation zu minimieren.


David Nitescu – Exzellenz im Projektmanagement

 

***
Gerne unterstütze ich Sie durch maßgeschneidertes individuelles Coaching dabei, ihre Kommunikationsfähigkeiten für das Projektmanagement zu höchster Qualität zu entwickeln – schreiben Sie mir jetzt eine e-Mail an david.nitescu@come-nc.com und wir vereinbaren einen Termin für ein Vorgespräch!

Click Here to Leave a Comment Below

Leave a Reply: