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Stakeholder-Management mit dem Salience-Modell

Stakeholder-Management ist einer der wichtigsten Faktoren im Projektmanagent, welcher in der täglichen Praxis einige Kopfschmerzen bereiten kann: Unterschiedliche Stakeholder haben unterschiedliche Interessen, Erwartungen und Kommunikationsbedürfnisse, die koordiniert werden müssen. Eine große Hilfestellung kann dabei das Salience-Modell sein, weil es dabei unterstützt, die Stakeholder besser zu verstehen und souverän mit ihren unterschiedlichen Perspektiven umgehen zu können.

 

Das Salience-Modell wurde von Mitchell, Agle und Wood entwickelt, um es Projektmanagern zu erleichtern, die diversen Stakeholder zu analysieren. Es verwendet dazu drei Kriterien: Macht, Legitimität und Dringlichkeit.

 

Diese werden folgendermaßen definiert:

 

Power / Macht: Die Fähigkeit der Stakeholder, die Leistungen, Abläufe und Ergebnisse eines Projektes zu beeinflussen

 

Legitimacy / Legitimität: Die Autorität von Stakeholdern in einem Projekt

 

Urgency / Dringlichkeit: Wie wichtig es Stakeholdern ist, dass schnell auf ihre Erwartungen reagiert wird

 

Durch die Berücksichtigung dieser drei Faktoren wird es für Projektmanager leichter, die wichtigen Stakeholder zu identifizieren und im Projektverlauf auf ihre Bedürfnisse eingehen zu können.

Basierend auf diesen drei Kriterien unterscheidet das Salience-Modell zwischen acht Arten von Stakeholdern:

 

I) Core / Kern: Dies sind die wichtigsten Stakeholder überhaupt, die ein entscheidendes Kern-Interesse bei dem Projekt verfolgen, d.h. in Bezug auf die oben genannten drei Kriterien: Sie vereinen Macht, Legitimität und Dringlichkeit. Als Projektmanager ist es von höchster Priorität, diesen Stakeholdern die größte Aufmerksamkeit zu widmen.

 

II) Dominant: Diese Stakeholder haben zwar Macht und Legitimität, es kommt ihrer Erwartungserfüllung aber keine ständige Dringlichkeit zu. Ihre Erwartungen sind zwar wichtig, aber es muss nicht fortwährend und sofort auf sie reagiert werden.

 

III) Dependent / Abhängig: Diese Stakeholder haben keine Macht über das Projekt, aber ihnen kommt Legitimität und Dringlichkeit zu. Es handelt sich um Menschen, die zwar nicht direkt Macht ausüben können, die aber durch legitim wirkende Kommunikationen jederzeit in den Projektverlauf eingreifen können und deren Erwartungen mit großer Dringlichkeit behandelt werden müssen, da sie ansonsten negativen Einfluss auf Projektprozesse nehmen könnten.

 

IV) Dangerous / Gefährlich: Diese Stakeholder haben Macht und Dringlichkeit, aber keine Legitimität – es sind oft jene, die nicht wirklich am Projekt beteiligt sind, aber dennoch Macht darauf ausüben und ihre Erwartungen erfüllt sehen wollen.

 

V) Latent: Diese Stakeholder brauchen weder dringende Kommunikation im Detail, noch werden sie sich in das Projekt einzumischen versuchen – es sein denn, es läuft etwas schief.

 

VI) Anspruchsvoll: Dies sind jene Stakeholder, die meinen, dass ihrer Erwartungen ständig bedient werden müssten, die aber weder Macht noch Legitimität haben. Wer zu viel Zeit mit diesen Stakeholdern verbringt, verschwendet wertvolle Ressourcen.

 

VII) Discretionary: Diese Stakeholder brauchen nichts weiter als regelmäßige Updates zum Verlauf des Projektes, um zufrieden zu sein.

 

VIII) Nicht-Stakeholder: Diese Art von (Nicht-)Stakeholder darf auf keinen Fall vergessen werden, denn gerade hier werden sehr oft Fehler gemacht und es werden Leute, die keine Stakeholder sind und die keinerlei Einfluss auf das Projekt haben, so behandelt als ob sie Stakeholder wären.

Stellen Sie daher immer sicher, dass sie alle Nicht-Stakeholder klar identifizieren und dementsprechend auf sie reagieren.

 

Es ist wichtig zu verstehen, dass diese 8 Arten von Stakeholdern keine statischen Zuschreibungen sind, sondern dass sich die Art eines Stakeholders auch während des Projektes ändern kann – es gilt, dies bei dem Management von Projekt im Blick zu behalten, um auf eventuelle Veränderungen flexibel reagieren zu können.

 

Nutzen Sie das Salience-Modell für ihr Stakeholder-Management, es wird sich als ein leistungsstarkes Werkzeug erweisen!

 

             David Nitescu – Ihr Coach für Projektmanagement-Exzellenz

 

P.S.: Gerne vermittle ich ihnen die Anwendung des Salience-Modells auf ihre Projekte im Rahmen von individuellem Coaching. Nehmen Sie dazu Kontakt mit mir auf und schreiben Sie mir jetzt eine email an david.nitescu@come-nc.com !

Risikoanalyse im Projektmanagment

Risikoanalyse im Projektmanagement ist der Prozess, mit dem Sie potenzielle Probleme identifizieren, die das Projekt untergraben könnten.  Was Sie bei der Riskoanalyse unbedingt beachten müssen, erfahren Sie in diesem Artikel.

 

Warum Risikoanalyse zwingend notwendig ist

 

Analyse von Risiken heißt im Wesentlichen, dass Sie alle eventuell auftretenden Probleme methodisch, strategisch und im Detail durchleuchten. Es gibt mindestens 5 starke Gründe, warum Sie darauf niemals verzichten sollten:

1.) Vermeidung

Nur wenn Sie Risiken schon in der Planung erkennen, haben Sie eine Chance, diese zu vermeiden. Risiken bestehen immer – wer Risiken ignoriert und risikoblind in ein Projekt geht, wird nicht selten von Problemen überrascht, die sich mit vorheriger Analyse hätten vermeiden lassen.

2.) Reduzieren

Wenn Sie Probleme vorwegnehmen, können Sie die Häufigkeit ihres Auftretens vermindern, weil Sie diese schon vor ihrer Entstehung zu erkennen in der Lage sind.

3.) Minimieren

Durch eine gründliche analytische Vorwegnahme der Risiken und ihrer möglichen negativen Ergebnisse können Sie die Auswirkungen von auftretenden Problemen minimieren, weil sie gut drauf vorbereitet und so zu souveränem Problemmanagement befähigt sind.

4.) Ansprechen

Es ist menschlich, Probleme verdrängen zu wollen. Zu exzellentem Projektmanagement gehört aber die Fähigkeit, Projekte frühzeitig und präzise ansprechen zu können.

5.) Anpassung

Viele Probleme in Projekten enstehen dadurch, dass Vorschriften, Vorgaben, legale Rahmenbedingungen und funktionale Kontexte des Unternehmens nicht berücksichtigt werden. Alle diese Faktoren gehören zu einer detaillierten Risikoanalyse, so dass Projekte auf optimale Weise an die vorherrschenden Bedingungen angepasst werden können.

Aus diesen Gründen ergeben sich mindestens 5 Säulen für die Risikoanalyse:

Die 5 Säulen der Risikoanalyse

 

I.) Informationsmangel beheben

Nicht zu wissen, welche Risiken ein Projekt beinhaltet oder nicht genügend über die möglichen Auswirkungen potentieller Risiken informiert zu sein ist vielleicht das größte Risiko überhaupt – denn wer nur ungenügende Informationen zur Verfügung hat, wenn Probleme auftreten, wird oft gravierend falsche Entscheidungen treffen. Detaillierte Informationen helfen ihnen dabei, Probleme im Projekt erfolgreich zu navigieren.

II.) Komplexität reduzieren

Die Systemtheorie von Niklas Luhmann spricht im Bezug auf komplexe Systeme von „Komplexitätsverminderern“, gezielt herausgearbeitete Ansätze, die eine Art Hebelwirkung entfalten. Komplexität lässt sich nur erfolgreich managen, wenn man sich nicht in zu vielen Details verliert – daher gehören zu jeder Risikoanalyse immer auch „Macro-Views“, die Überblick verschaffen und es so ermöglichen, auch bei den kompliziertesten Problemen eine pragamatische Lösung zu finden.

III.) Best Case / Worst Case

Jedes potentielle Risiko sollte bis in die Extreme hinein bedacht werden: Was ist das Beste, das im Falle des Falles passieren kann? Was wäre das Schlimmste, das passieren könnte? Das Analysieren der Extremfälle sorgt dafür, dass das gesamte Spektrum der Problemfälle durchdacht wird. Wenn Sie so auf ein breites Spektrum von Risikoversionen vorbereitet sind, kann Sie im Verlaufe des Projektes nur noch wenig aus der Ruhe bringen, weil Sie auf viele Varianten optimal eingestellt sind.

IV.) Best Practices

Viele Unternehmen und Industriezweige haben bereits etablierte Best Practices für den Umgang mit Risiken. Sie müssen als Projektmanager also nicht jedes Mal das Rad neu erfinden, sondern sollten sich zuerst darüber informieren, was diese Best Practices sind und wie sich diese bewährt haben. Diese solide Grundlage können Sie dann gegebenenfalls mit ihren eigenen Ideen erweitern und verbessern.

V.) Existing Framework

So manches Risiko im Projektmanagement ist hausgemacht, weil existierende Rahmenbedingungen nicht berücksichtigt wurden. Stellen Sie bei jeder Projektplanung sicher, dass Sie mehr als ausreichend über die vorhandenen Kontexte und Vorgaben informiert sind und beziehen Sie diese in die Planung mit ein.

Wenn Sie diese 5 Säulen bei ihrer Risikoanalyse berücksichtigen, werden ihre Projekte deutlich reibungsloser ablaufen können, weil Sie Unsicherheiten aller Art von Anfang an entgegenwirken. Außerdem versetzen Sie sich durch gute Risikoanalyse in die Lage, auftretende Probleme hoher Priorität von auftretenden Problemen niedriger Priorität zu unterscheiden – was extrem wichtig ist, weil in vielen Projekten zu viel Zeit an die Lösung nebensächlicher Probleme verschwendet wird, statt sich auf die Vermeidung oder Lösung von potentiell großen Problemen zu konzentrieren. Vernachlässigen Sie daher niemals die Risikonanalyse im Projektmangement.

P.S.: Wenn Sie exzellente Risikoanalyse-Skills erwerben wollen, unterstütze ich sie gerne durch Projektmanagement-Coaching dabei. Schicken Sie mir jetzt eine eMail an david.nitescu@come-nc.com und wir unterhalten uns darüber!

Die 7 besten Tipps für bessere Kommunikation im Projektmanagement

Erfolgreiche Projektmanager sind vor allem auch sehr gute Kommunikatoren – hier sind die 7 besten Tipps für bessere Kommunikation im Projektmanagement:

1.) Nutzen Sie die W-Fragen als Grundlage: Warum, Was, Wann, Wo, Wer und Wie

 

a) Mit wem muss kommuniziert werden? Stimmen Sie die Informationen präzise auf den Empfänger ab.

b) Was muss kommuniziert werden? Nicht alle Informationen müssen an alle im Team weitergegeben werden.

c) Wann muss es kommuniziert werden? Abhängig vom Verlauf des Projektes müssen bestimmte Informationen zum richtigen Zeitpunkt kommuniziert werden.

d) Wo soll es kommuniziert werden? Manche Informationen brauchen einen spezifischen räumlichen Kontext.

e) Warum ist die jeweilige Information wichtig? So manche Information kann auch überflüssig sein.

f) Wie sollte dies kommuniziert werden? Es braucht die passende Art der Vermittlung der Information und das passende Medium.

2.) Kommunizieren Sie mit klarer Intention

 

Werden Sie sich vor jeder Kommunikation bewusst, was ihre Absicht ist: Was ist das Ziel des Gesprächs? Was soll das Ergebnis des Meetings sein? Was ist die Intention der e-Mail? Was wollen Sie mit der Sprachnachricht erreichen?

Wenn Sie vorher klären, was genau ihre kommunikative Absicht ist, können Sie prägnanter formulieren, sparen oft viel Zeit und kommen häufiger zu einem guten Ergebnis.

3.) Machen Sie ihre Kommunikation messbar

 

Die meisten Projekte haben Metriken für alles Mögliche, aber nicht für den Erfolg von Kommunikation – was wenig Sinn macht, da das Gelingen eines Projektes immer maßgeblich von der Qualität der Kommunikation abhängt.

Außerdem gilt: Je komplexer das Projekt, desto komplizierter ist es, die Summe der Kommunikationen erfolgreich zu koordinieren.

Sie brauchen zu dem jeweiligen Projekt passende Kommunikationsstandards und Metriken, um die Qualität der Kommunikation messen zu können. Möglichkeiten dafür sind zum Beispiel e-Mail-Open-Rates, Response-Geschwindigkeit, standardisierte Feedback-Bögen nach Meetings oder auch einfach nur die direkte Frage nach Verständnis-Fragen.

4.) Aktives Zuhören und aufmerksames Lesen

 

Unter Kommunikation wird zu oft nur das Sprechen und Schreiben verstanden – gutes Zuhören und aufmerksames Lesen dagegen werden unterschätzt. Effektive Kommunikation braucht aber beides: Senden und Empfangen. Lernen Sie, aktiv zuzuhören und beim Lesen sehr präsent zu sein. Geben Sie beim Zuhören Rückmeldungen, fragen Sie nach, fordern Sie mehr Klarheit ein. Hören Sie zu, um zu verstehen: Unterbrechen Sie nicht, sondern tragen Sie durch gute Fragen zu besserem Verständnis bei und stellen Sie durch Feedback sicher, dass mögliche Missverständnisse aus dem Weg geräumt sind.

5.) Schärfen Sie ihre non-verbale Kommunikation

 

Es ist mittlerweile vielen Menschen bekannt, dass nur etwa 7% unserer Kommunikation auf rein verbaler Ebene – also dem Inhalt – stattfindet.  38% Prozent werden durch Qualitäten der Stimme wie Lautstärke, Diktion, Tonhöhe oder Geschwindigkeit vermittelt. Und bis zu 55% sind durch Körperhaltung, Mimik und Gestik bestimmt.

Daher ist es ungeheuer wichtig, dass Sie ihre Wahrnehmungsfähigkeit und Beobachtungsgabe schulen, um diese non-verbalen Anteile der Kommunikation bewusst miteinbeziehen zu können. Hinzu kommt, dass es sich lohnt, wenn Sie ihre eigenen non-verbalen rhetorischen Fähigkeiten intensiv schulen, um auf allen Ebenen präzise und kongruent kommunizieren zu können.

6.) Go First – gehen Sie mit gutem Beispiel voran

 

Viele Projektmanager neigen dazu, zu vergessen, dass ihre Aufgabe darin besteht, Gespräche zu führen, d.h. die Führung in Gesprächen zu übernehmen. Ein souveräner Projektleiter fördert die Qualität der Kommunikation, indem er mit gutem Beispiel vorangeht. Wenn Sie wollen, dass Teammitglieder sich mehr öffnen, öffnen Sie sich zuerst mehr. Wenn Sie wollen, dass mehr Fragen gestellt werden, stellen Sie zuerst mehr Fragen und fordern Sie aktiv Fragen ein. Wenn Sie mehr Mut in ihrem Team wollen, legen Sie selbst mehr Mut an den Tag. Reden Sie nicht bloß über das, was Sie von ihren Teammitgliedern wollen – tun Sie es selbst und leben Sie ihnen vor, wie es geht.

7.) Verwenden Sie ein RACI-Diagramm

 

Wenn Sie Schwierigkeiten haben herauszufinden, wer an welchen Kommunikationslinien beteiligt werden soll, nehmen Sie das RACI-Diagramm zur Hilfe. RACI steht für: „Responsible, Accountable, Consulted, and Informed.“
Mit dem RACI-Diagramm bestimmen Sie also:

a) Wer für eine Aufgabe verantwortlich ist (Responsible)
b) Wer an der Erledigung einer Aufgabe rechenschaftspflichtig beteiligt ist (Accountable)
c) Wer bei einer Aufgabe zu Rate gezogen werden kann oder muss (Consulted)
d) Wer über eine Aufgabe informiert werden kann oder muss (Informed)

So machen Sie es sich viel einfacher, Kommunikationslinien genau zu bestimmen, notwendige Kommunikation zu intensivieren und überflüssige Kommunikation zu minimieren.


David Nitescu – Exzellenz im Projektmanagement

 

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Gerne unterstütze ich Sie durch maßgeschneidertes individuelles Coaching dabei, ihre Kommunikationsfähigkeiten für das Projektmanagement zu höchster Qualität zu entwickeln – schreiben Sie mir jetzt eine e-Mail an david.nitescu@come-nc.com und wir vereinbaren einen Termin für ein Vorgespräch!