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Prioritäten setzen im Projektmanagement

Eine Fähigkeit, mit der viele Projektmanager Probleme haben, ist das Setzen von Prioritäten. Gute Priorisierung ist aber unerlässlich, um sicherzustellen, dass sich das Projekt zuerst auf die wichtigsten Elemente konzentriert und dass jeder versteht, was die wichtigsten Elemente des Projekts sind. Leider verzichten zu viele Projektmanager auf strukturierte Priorisierung und überlassen so viele Elemente der Gestaltung ihres Projekts dem Zufall. Kein Wunder also, dass in vielen Projekten ein nahezu unbeherrschbares Chaos herrscht, welches der ständigen Betreuung bedarf – und sich viele Projektmanager wie die Feuerwehr fühlen, die von einer Feuerlöschung zur nächsten hetzt.

Eine der Lösungen für dieses Problem liegt in klarer Priorisierung. Es ist nämlich einfach nicht zu leugnen: Einige Anforderungen sind wichtiger als andere und sollten daher höhere Priorität erhalten. In nahezu allen Projekten werden Zeit und Ressourcen diktieren, dass nur eine bestimmte Anzahl von Anforderungen zu jeder gegebenen Zeit angegangen werden kann. Daher ist es wichtig, dass Sie als Projektmanager dafür sorgen, dass die Anforderungen, die sie mit ihrem Team in den Fokus nehmen, auch wirklich hohe Priorität haben. Es gibt eine Reihe von möglichen Erwägungen, darunter Wert, Kosten, Risiko, Schwierigkeit der Implementierung, Erfolgswahrscheinlichkeit, Vereinbarungen mit Stakeholdern und nicht zuletzt Dringlichkeit – der gemeinsame Nenner, den es in den meisten Projektsituationen vor allem zu berücksichtigen gilt, besteht meist in dem größten geschäftlichen oder wirtschaftlichen Wert, welcher durch die Projekttätigkeiten erzeugt werden kann.

Daher lohnt es sich, die verschiedenen Erwägungen genauer anzuschauen:

Erfolgswahrscheinlichkeit
Anforderungen mit höchster Erfolgswahrscheinlichkeit wird die höchste Priorität eingeräumt, weil sie mit größerer Sicherheit zu messbaren Resultaten führen.

Kosten 

Der Kostenfaktor kann auf zwei Weisen zur Priorisierung beitragen: Umsetzung der kostengünstigsten Tasks zuerst oder zuerst Implementierung von Tasks mit dem größten ROI (Return on Investment).

Risiko

Die risikoreichsten Anforderungen werden priorisiert, weil im Falle des Eintretens der Risiken dann das Projekt mit einem Minimum an Investitionen abgebrochen werden kann.

Schwierigkeitsgrad der Umsetzung 

Priorität kommt jenen Tasks zu, die am einfachsten umzusetzen sind, weil so auf die schnellste und sicherste Art und Weise die ersten Resultate zu erzeugen sind – so kommt das Projekt direkt in Schwung und es bildet sich Zuversicht für die schwierigeren Tasks.

Stakeholder Agreement

Im Idealfall wird mit den entscheidenden Stakeholdern genau abgesprochen, welche Anforderungen am wichtigsten sind und eine dementsprechende Priorisierung herausgearbeitet.

Regulatory Compliance 

Höchste Priorität haben jene Tasks, die zur Erfüllung gesetzlicher oder organisatorischer Anforderungen erforderlich sind – denn wenn diese Vorschriften nicht von Anfang an eingehalten werden, kann dieser Faktor später das ganze Projekt zu Fall bringen, auch wenn die sonst geleistete Arbeit noch so gut war.

Beziehung zu anderen Anforderungen 

Alle Tasks eines Projektes sind im Zusammenhang zu sehen – Priorität haben jene Tätigkeiten, welche den größten Dominoeffekt erzielen, d.h. die größte positive Auswirkung auf die größte Anzahl anderer Tasks haben.

Dringlichkeit

Allen Tätigkeiten, für die reale, unabänderliche, externe Fristen gelten, kommt höchste Priorität zu – und diese sind von fiktiven oder subjektiven Dringlichkeiten klar zu unterscheiden.

Wenn Sie die obigen Erwägungen bei dem Setzen der Prioritäten in ihren Projekten beachten, wird ihnen das Priorisieren deutlich leichter fallen und Sie werden Ihre Projekte viel effektiver managen können.

Wie werden Sie diese Anregungen in Ihrer Projektmanagementtätigkeit umsetzen?

David Nitescu – Ihr Coach für Projektmanagement-Exzellenz

 

P.S.: Gerne arbeite ich mit Ihnen im Rahmen von individuellem Coaching daran, wie Sie ihre Fähigkeiten zur Priorisierung verbessern können und ein herausragender Projektmanager werden. Nehmen Sie dazu Kontakt mit mir auf und schreiben Sie mir jetzt eine email an david.nitescu@come-nc.com !

Projektmanagement – zertifizieren oder nicht?

Eine der häufigsten Fragen, welche sich Menschen stellen, die im Bereich Projektmanagement arbeiten oder in Zukunft arbeiten wollen, ist: Soll ich mich zertifizieren lassen? Es gibt diverse Möglichkeiten, sich in Projektmanagement zertifizieren zu lassen – eine der bekanntesten ist die PMI-Zertifizierung – aber ist ein Zertifikat nötig oder sinnvoll? Welche Projektmanagement-Schulungen eignen sich wirklich für die Praxis? Und macht ein Zertifikat einen Unterschied für meine Karriere?

Diese Fragen stellen sich nicht nur Menschen, die fast gar keine Projektmanagement-Erfahrung haben, aber Projektmanagement für eine geeignete Karriere halten. Sie werden auch von Menschen gestellt, die bereits an mehreren Projektmanagementprozessen beteiligt waren, und sogar von Projektmanagern, die aktiv Projekte leiten und nach Möglichkeiten suchen, ihre Fähigkeiten und Karrierechancen zu verbessern.

Für jene Leute, die noch keine Erfahrung im Projektmanagement haben, empfehle ich zuerst, dass sie sich durch Lektüre über Projektmanagement informieren und dann als Projektmitarbeiter erste Erfahrungen sammeln, bevor sie weitere Ausbildungen oder gar eine Zertifizierung in Betracht ziehen. Ich schlage ihnen auch vor, Gespräche mit erfahrenen Projektmanagern zu suchen und Fragen über die konkrete, tägliche Arbeit im Projektmanagement zu stellen.

Für jene, die sich bereits mehr oder weniger im Projektmanagement auskennen, habe ich einen scheinbar kontraintuitiven Rat: Konzentrieren Sie sich nicht primär auf den Erwerb einer Zertifizierung, sondern zuerst auf die Entwicklung von Fähigkeiten!

Ich habe viele Jahre Erfahrung im Projektmanagement-Training und mit Zertifizierungs-Kursen und meine Quintessenz daraus ist: In zu vielen Qualifizierungskursen geht es vornehmlich darum, ein Dokument zu erwerben, welches man dann als Qualifikation vorweisen kann, aber nur sekundär um das Erlernen praktischer Techniken, Werkzeuge und Methoden, die sich im realen Projektmanagement bewähren können. Der Akzent in vielen Zertifizierungskursen liegt m.E. zu sehr auf rein theoretischem Wissen, welches einen zwar die Zertifikats-Prüfung bestehen lässt, aber nicht auf die wirkliche Welt des Projektmanagements vorbereitet. Die größte Herausforderung überhaupt, nämlich der Transfer von erworbenem Wissen auf die reale Situation konkreter Projekte, wird nur sehr selten gemeistert. Viele zertifizierte Projektmanager haben mir berichtet, dass sie es sehr schwierig finden, die Schulungsinhalte von Zertifizierungs-Kursen auf ihr tägliches Tun im Projekt zu übertragen.

Nun glaube ich persönlich nicht, dass dies notwendig so sein muss: Die Inhalte des PMI beispielsweise sind durchgängig praxisrelevant – aber es braucht eine Art und Weise der didaktischen Vermittlung, welche die gelebte Praxis in den Mittelpunkt rückt und gleichzeitig optimal auf die Zertifikats-Prüfung vorbereitet. Es ist durchaus möglich, für ein Zertifikat im Projektmanagement so zu lernen, dass es sich sofort auf konkrete Projekte anwenden lässt. Ich bin also durchaus der Meinung, dass eine Zertifizierung in Bezug auf die Karrierechancen als Projektmanager Sinn macht – aber noch viel mehr dann, wenn wirklich brauchbare Fähigkeiten trainiert werden, die dann auch in realen Resultaten sichtbar werden und nicht allein in einem Zertifikat.

Ein Zertifikat ist ein Nachweis darüber, dass Sie eine relevante Prüfung bestanden haben – nicht weniger, aber auch nicht mehr. Ein Zertifikat garantiert einen bestimmten Standard an Wissen, aber nicht notwendig eine hohe Qualität der Praxisfähigkeiten. Ein Zertifikat hat den Vorteil, dass Sie es schwarz auf weiß vorlegen können – ihre Fähigkeiten können Sie nur im Projekt beweisen. Ein Zertifikat ermöglicht Ihnen, dass Unternehmern ihrem Potential mit einem Vertrauensvorschuss begegnen – den Beweis, dass dieses Vertrauen auch verdient ist, müssen Sie dann aber in der Durchführung von Projekten liefern.

Wenn Sie sich also für eine Zertifizierung im Bereich Projektmanagement interessieren, stellen Sie sicher, dass dem gewählten Kurs dazu eine wirkliche Praxisausrichtung zugrunde liegt. Stellen Sie dem Kursleiter dazu präzise Fragen, Fragen Sie andere Projektmanager, die an diesem Kurs schon teilgenommen haben. Es darf Ihnen nicht nur darum gehen, schnell ein Zertifikat zu bekommen, denn das allein wird ihrer Karriere langfristig nicht dienlich sein. Wenn der Zertifizierungskurs dagegen dazu beiträgt, dass Sie ein exzellenter Projektmanager werden – und das erkennen Sie daran, dass die Inhalte sofort anwendbar sind – dann ist ein Zertifikatserwerb eine sehr gute Idee.

                             David Nitescu – Ihr Coach für Projektmanagement-Exzellenz

 

P.S.: Gerne zeige ich Ihnen im Rahmen von individuellem Coaching, wie Sie diese notwendigen praktischen Qualitäten entwickeln können und ein herausragender Projektmanager werden. Nehmen Sie dazu Kontakt mit mir auf und schreiben Sie mir jetzt eine email an david.nitescu@come-nc.com !

Wege zu einem idealen Projektmeeting

Projektmeeting. Viele Projektmanager und Projektteams können sich etwas besseres vorstellen, als schon wieder an einem Meeting teilzunehmen.

Warum? Weil die meisten Meetings alles andere als ideal verlaufen und in ihnen oft sehr viel Zeit verschwendet wird. Dabei müsste das gar nicht sein – mit etwas Sorgfalt lässt sich ein (nahezu) ideales Projektmeeting gestalten, welches den Projektverlauf massiv voran bringt und die Motivation im Team erhöht.

Daher stelle ich Ihnen in diesem Beitrag die wichtigsten Wege zu einem idealen Meeting vor:

1) Vorbereitung und Planung

Spontane und improvisierte Meetings sind meistens eine schlechte Idee, weil sie zu unfokussiert verlaufen und keine klaren Ergebnisse bringen – solche Meetings führen nur zu noch mehr Meetings, aber sie produzieren selten einen großen Mehrwert für das Projekt.

Planen Sie Ihr Projektmeeting daher sorgfältig. Recherchieren Sie gründlich. Bereiten Sie sich ausführlich vor. Entwerfen Sie eine klar strukturierte Agenda für das Meeting und identifizieren Sie, welche Inhalte für den weiteren Projektverlauf wirklich wichtig und sinnvoll sind.

Klären Sie präzise, was die Intention des Meetings ist und auf welches Ergebnis sie aus sind – und teilen Sie dies zu Beginn des Meetings mit.

Benennen Sie außerdem einen konkreten Zeitrahmen des Meetings und halten Sie sich daran – überschreiten Sie idealerweise niemals 60 Minuten:

Alles, was wirklich wichtig ist, lässt sich auch präzise formulieren und kommunizieren. Endlosmeetings sind daher kontraproduktiv und führen nur dazu, dass Unwichtiges diskutiert wird.

 

2.) Stellen Sie Materialien im Vorfeld zur Verfügung

Meetings sind um so produktiver, je besser die Teilnehmer schon im Vorfeld informiert sind, worum es gehen wird.

Wenn Sie gut aufbereitete Materialien im Vorfeld zur Verfügung stellen, erhöhen Sie den Fokus im Meeting und geben den Teilnehmern die Gelegenheit, sich vorzubereiten und schon vor dem Meeting die Inhalte zu reflektieren und eigene Ideen dazu zu entwickeln.

Ein ideales Meeting kann nur dann orchestriert werden, wenn alle Teilnehmer schon auf die Linie des Meetings eingeschworen sind, bevor dieses beginnt. Durchdachte Materialien sind ein Weg, dies zu erreichen.

 

3. Fokus und Verläßlichkeit

Bleiben Sie auf einem Meeting beim Thema. Lassen Sie keine Abschweifungen zu.

Beginnen Sie das Meeting pünktlich und beenden Sie es pünktlich.

Fokus und Verläßlichkeit in den Meetings machen jedes Projektteam motivierter und produktiver und sind für Sie als Prokektmanager eine unerläßliche Leadership-Qualität.

 

4.) Follow-Up

Leider wird gerade dieser Punkt bei Meetings sehr oft sträflich vernachlässigt: Was passiert nach dem Meeting?

Wie sichern Sie die Ergebnisse des Meetings? Wie sorgen Sie für einen über das Meeting hinausgehenden gemeinsamen Fokus? Wie unterstützen Sie die im Meeting getroffenenen Vereinbarungen?

Versenden Sie nach jedem Meeting innerhalb von 24 Stunden Besprechungsnotizen mit den wichtigsten Punkten, Ergebnissen und Vereinbarungen.

Fordern Sie Feedback zu dem Meeting ein und bestehen Sie auf regelmäßige Aktualisierungen in Bezug auf die getroffenen Vereinbarungen und die zugeteilten Verantwortlichkeiten.

Fragen Sie in den Tagen nach dem Meeting aktiv nach, wie Sie die optimale Umsetzung der Meeting Objectives unterstützen können. Interessieren Sie sich aufrichtig für die unweigerlich aufkommenden Probleme und steuern Sie konstruktive Lösungsansätze bei.

Ein Projektmeeting ist nicht dann zu Ende, wenn das Meeting zu Ende ist – sondern erst dann, wenn die Ziele des Meetings im weiteren Projektverlauf erreicht sind. Genau deshalb ist Follow-Up essenzieller Bestandteil von Projektmeetings und nicht ein zusätzliches Add-On.

Berücksichtigen Sie diese 4 Wege zu einem idealen Projektmeeting und Sie werden deutlich mehr mit ihren Meetings erreichen!

                 David Nitescu – Ihr Coach für Projektmanagement-Exzellenz

P.S.: Gerne zeige ich Ihnen im Rahmen von individuellem Coaching, wie Sie durch Projektmeetings große Produktivität in ihrem Projekt fördern können und in kürzerer Zeit mehr erreichen, mit besseren Resultaten. Nehmen Sie dazu Kontakt mit mir auf und schreiben Sie mir jetzt eine email an david.nitescu@come-nc.com !