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Was ein erfolgreicher Projektmanager unbedingt vermeiden sollte

Erfolgreiche Projektmanager wissen nicht nur, was zu tun ist – sie wissen vor allem auch, was sie tunlichst vermeiden sollten.
Hier sind einige Anregungen dazu:

1.) Vermeiden Sie schlechte Kommunikation

Nichts ist fataler, als mangelnde Kommunikation im Projektteam.
Kommunizieren Sie sowohl über Erfolge wie Mißerfolge, sprechen Sie Konflikte an und sprechen Sie sich nach Konflikten aus, diskutieren Sie Zwischenschritte und Meilensteine – denn kaum etwas ist schlechter für ein Projekte als kommunikative Armut.
Dazu gehört übrigens auch, nicht nach Feedback zu fragen und nicht sicherzustellen, ob wirklich alles verstanden wurde. Gute Projektmanager fragen oft nach.

2.) Vertrauen Sie niemals nur einer Quelle, verlassen sie sich niemals auf nur eine einzelne Ressource

Wenn Sie sich auf nur eine einzige Informationsquelle verlassen, erhöhen Sie das Fehlerrisiko und werden zu abhängig von dieser einen Quelle.
Ähnliches gilt für Ressourcen alle Art:
Sorgen Sie dafür, dass Sie immer Alternativen und Backup zur Verfügung haben – Abhängigkeiten von einer einzigen Möglichkeit führen fast immer zu Problemen im Projekt.

3.) Beginnen Sie niemals damit, etwas umzusetzen, ohne den Kontext des gesamten Projektes zu berücksichtigen

Viele Projekte kranken an blindem Aktionismus und Umsetzungswahn – und verlieren über all das Beschäftigtsein oft das Ziel des Projektes aus dem Blick bzw. sind sich nicht bewusst, welche Funktion eine spezifische Tätigkeit im Kontext des gesamten Projektes hat.
Vermeiden Sie bloße „busyness“ – nehmen Sie sich ein wenig Zeit für Planung, Reflexion und das Erzeugen von Verständnis im Team, um resultatsorientierte Produktivität zu gewährleisten.

4.) Vermeiden Sie Sündenbockpsychologie

Insbesondere dann, wenn im Projekt Schwierigkeiten auftreten, beginnt sehr schnell das Spiel mit den Schuldzuweisungen. Spielen Sie dieses Spiel niemals mit und lassen Sie es nicht zu, dass sich die Gewohnheit der Syndenbockpsychologie in Ihrem Projektteam einnistet. Tolerieren Sie auch keine faulen Ausreden – kultivieren Sie stattdessen eine Haltung der persönlichen Verantwortung, beginnend bei Ihnen selbst.

5.) Vermeiden Sie übermäßigen Optimismus ebenso wie übertriebenen Pessimismus

Extremes Schwarzsehen gilt zurecht als verpönt, weil es nicht konstruktiv ist – aber auch übertriebener Optimismus sollte kritisch betrachtet werden, weil er die realistische Einschätzung der Situation vernebelt und dadurch oft zu mangelnder Planung für negative Eventualitäten führt bzw. zu spät auf Probleme reagiert, weil diese durch eine rosarote Brille wahrgenommen werden. Optimismus ist sicherlich besser als Pessimismus, aber bleiben Sie dabei realistisch!

6.) Seien Sie kein Micromanager

Kontrollwahn kann die besten Projektteams zerstören. Fordern Sie die regelmäßige Berichterstattung in Ihrem Team ein, aber kümmern Sie sich nicht um jeden kleinsten Aspekt des Projekts. Geben Sie ihren Teammitgliedern einen Vertrauensvorschuss und die Freiheit, auf ihre eigene Art und Weise zu arbeiten. Legen Sie Ziele fest und etablieren Sie feste Reporting-Mechanismen, aber überwachen Sie nicht jede klitzkleine Einzelheit.

Berücksichtigen Sie diese sechs Anregungen in ihrer täglichen Arbeit als Projektmanager und Sie werden ihre Projekte deutlich reibungsloser, produktiver und erfolgreicher gestalten können!

David Nitescu – Ihr Coach für Projektmanagement-Exzellenz

P.S.: Gerne arbeite ich mit Ihnen im Rahmen von individuellem Coaching daran, wie Sie die größten Fehler im Projektmanagement vermeiden und ein außergewöhnlich erfolgreicher Projektmanager werden. Nehmen Sie dazu Kontakt mit mir auf und schreiben Sie mir jetzt eine email an david.nitescu@come-nc.com !

5 Tipps für das Management von Projektbudgets

Nicht selten passiert es bei Projekten, dass das anfängliche Budget überstiegen wird – was manchmal das gesamte Projekt ruinieren, und meistens auch das jeweilige Unternehmen finanziell schädigen kann. Daher ist Projektbudget Management von entscheidender Bedeutung, aber leider vernachlässigen viele Projektmanager den gut geplanten Umgang mit dem Budget.
Hier sind einige Tipps, wie Projektbudget Management besser gestaltet werden kann, damit unerwartete zusätzliche Kosten vermieden werden können:

1.) Nutzen Sie geeignete Software

Es ist erschreckend, wie viele Projektmanager auch heutzutage noch beim Budget auf die Nutzung von Software verzichten und stattdessen veraltete manuelle Methoden anwenden, die nicht nur viel mehr Zeiten kosten, sondern vor allem auch unpräzise sind.
Nutzen Sie stattdessen die richtige Technologie! Durch die Implementierung einer adäquaten Budget-Managementsoftware für Projekte können Sie die Budgetplanung deutlich schneller, leichter, effektiver und übersichtlicher organisieren. Zudem können Sie Status-Updates über das Budget leichter mit den relevanten Personen teilen und eventuell dringend nötige Anpassungen frühzeitig vornehmen, weil sie den Budgetverlauf ständig aktualisiert im Blick haben
Und auch die Zeit, die Sie durch die Verwendung von angemessener Software einsparen, können Sie besser für den erfolgreichen Fortgang des Projektes verwenden und so das Projekt insgesamt beschleunigen.

2.) Legen Sie KPIs fest

Ohne Leistungsindikatoren (KPI = Key Performance Indicator) ist es unmöglich, Ihr Budget effizient zu verwalten. KPIs werden genutzt, damit Sie immer einen Überblick darüber behalten, wie viel Geld ausgegeben wurde.

Stellen Sie bei der Definition der KPIs sicher, dass sie alle relevanten Bereiche des Projektes umfassen – wenn Sie dadurch einen Überblick über Ihre Ausgaben und ihren Bezug zu den jeweiligen Aufgaben behalten, können Sie Zeit und Geld im Projekt sinnvoller nutzen.

3.) Verstehen Sie Ihre Stakeholder

Auch bei der Budgetgestaltung ist Stakeholder Management ein wesentliches Element, denn wenn Sie die Anforderungen Ihrer Stakeholder nicht präzise verstehen, kann es zu gravierenden Fehlplanungen im Budget kommen.
Kommunizieren Sie von Anfang an oft und klar mit allen einflussreichen Stakeholdern, um das Budget entsprechend im Dienste der wirklich wichtigen Projektziele zu verwalten.

4.) Beginnen Sie mit einer einfachen Liste

Die Grundlage für ihre Budgetplanung kann eine ganz einfache Liste sein, auf der Sie alle wesentlichen Kostenfaktoren des Projektes festhalten. Auf der Basis des ersten Entwurfes dieser Liste können Sie dann tiefer ins Detail gehen und herausfinden, welches Budget für welche Bereiche zur Verfügung steht.
Starten Sie also mit einem groben Entwurf und arbeiten Sie sich dann immer tiefer in die Details ein, um im Verlauf der Präzisierung das Budget immer besser auf das Projekt verteilen zu können.

5.) Holen Sie sich Hilfe, um Ihr Budget zu erstellen

Wenn Sie immer unsicher sind, wie Sie alle Kosten effektiv verwalten sollen, scheuen Sie sich nicht davor, qualifizierte Hilfe in Anspruch zu nehmen – die kann ein in diesem Bereich erfahrener und kompetenter Kollege sein, oder auch ein externer Coach oder Consultant, welcher ausgezeichnete Fähigkeiten im Bereich Projektbudget einbringen kann. Erlauben Sie sich selbst gerade bei komplexen Budgets, eine solche Unterstützung durch exzellente Mentoren zu nutzen, um zu besseren Entscheidungen zu gelangen und die wesentlichen Berechnungen souveräner zu meistern. Lernen Sie bei Bedarf auch aus der Erfahrung ihrer Teammitglieder und lassen Sie sich einen Einblick geben davon, welches Budget erfahrungsgemäß für welche Projektaufgaben verbraucht wird. Projekte sind Teamarbeit – und auch bei der Budgetgestaltung müssen Sie als Projektmanager nicht allein sein.

Ein Budget für ein Projekt zu verwalten ist nicht immer leicht, aber es muss auch nicht unnötig schwer oder kompliziert sein. Nutzen Sie die 5 Tipps aus diesem Artikel, um ihr Budget Schritt für Schritt sorgfältig zu planen – so werden Sie deutlich besser mit ihrem Projektbudget umgehen lernen und die Ziele des jeweiligen Projektes effizienter erreichen können!

                                                                       David Nitescu – Ihr Coach für Projektmanagement-Exzellenz

P.S.: Gerne zeige ich Ihnen im Rahmen von individuellem Coaching, wie Sie ihren Umgang mit dem Projektbudget besser gestalten können – für erfolgreiches und souveränes Projektmanagement! Nehmen Sie dazu Kontakt mit mir auf und schreiben Sie mir jetzt eine email an david.nitescu@come-nc.com !

Sechs Fragen, die Projektmanager stellen sollten

Als Projektmanager sind sie derjenige, welcher die größte Klarheit über jeden Aspekt des Projekts haben sollte. Hier sind 6 Fragen für mehr Klarheit:

1.) Für wen ist dieses Projekt gedacht?

Es ist wichtig zu verstehen, wer die Endbegünstigten des Projekts sind:  Wer wird von diesem Projekt vor allem profitieren und in welcher Weise?
Die Kenntnis der Endkunden macht es Ihnen viel leichter, die geeigneten Resultate des Projektes in den Blick zu nehmen und auf diese hinzuarbeiten.

2.) Welche Fähigkeiten und Rollen brauchen wir im Projekt? Haben wir die dafür qualifizierten Leute?

Ein wichtiger Teil der ersten Phase des Projekt-Prozesses muss die passende  Zusammensetzung des Teams sein – und dazu gehört es, herauszufinden, welches Skillset benötigt wird, um das Projekt erfolgreich realisieren zu können und dafür zu sorgen, dass entsprechende Teammitglieder zur Verfügung stehen.

3.) Wie läuft die Projektkommunikation ab?

Projektmanagement ist in entscheidender Weise vor allem Projektkommunikation. Wenn Sie ein Projekt übernehmen, müssen Sie wissen, wie Projektzeitplan, Ergebnisse und Erwartungen an das Team kommuniziert werden.
Wird eine Projektmanagement-Software verwendet – und sind Sie und alle Mitglieder des Teams mit ihr vertraut?
Definieren Sie die Abläufe der Projektkommunikation so konkret wie möglich, um exzellentes Teamwork zu ermöglichen.

4.) Wie viel Spielraum haben Sie, um den Projektplan zu ändern?

Wie genau sieht der Zeitplan für das Projekt aus und wie viel Flexibilität haben Sie, diesen bei Bedarf zu verändern? Wie viel Spielraum besteht hinsichtlich des Budgets und der Ressourcen?
Auch ein noch so präzises Projektmanagement trifft im Verlauf eine Projektes manchmal auf unvorhergesehene Ereignisse, welche Flexibilität verlangen – daher ist es wichtig, von Anfang an zu erfragen, wie groß ihre Spielräume sind, solange das Projektziel erreicht wird.

5.) Sind die Risiken des Projektes durchdacht und offen angesprochen worden?

Ein wirklich guter Projektmanager behält immer das Risikoprofil des Projekts im Blick und stellt sicher, dass mögliche Risiken sorgfältig überprüft und durchdacht werden. Risikomanagement ein essenzieller Bestandteil des Projektmanagements sein, wozu auch gehört, die erkannten möglichen Risiken frühzeitig, klar und direkt zu kommunizieren.

6.) Haben alle Beteiligten dem Projektplan und den erwünschten Ergebnisse zugestimmt?

Klarheit in diesem Punkt ist extrem wichtig, weil ansonsten das Phänomen entsteht, dass etwas zwar nicht vereinbart, aber dennoch erwartet wird. Stellen Sie daher sicher, dass alle Erwartungen erfragt worden sind – insbesondere jene der entscheidenden Stakeholder. Spüren Sie in diesem Kontext auch frühzeitig Meinungsverschiedenheiten auf, da sich diese im Verlauf des Projektes zu echten Konflikten auswachsen können. Vermitteln Sie zwischen den diversen Parteien und führen Sie so früh wie möglich eine Einigung herbei. Sorgen Sie dann dafür, dass alle Beteiligten der Erfüllung der klar kommunizierten Erwartungen zugestimmt haben. Unausgesprochene Erwartungen und mangelndes Einholen von Einverständnis mit dem Projektplan haben schon so manches Projekt zu Fall gebracht. Stellen Sie sich diese 6 Fragen systematisch, wann immer Sie ein neues Projekt übernehmen – Sie werden dadurch viel mehr Klarheit gewinnen, besser mit den Teammitgliedern kommunizieren können und den Projektverlauf souverän gestalten!

David Nitescu – Ihr Coach für Projektmanagement-Exzellenz

P.S.: Gerne zeige ich Ihnen im Rahmen von individuellem Coaching, wie Sie die Antworten auf diese Fragen detailliert herausarbeiten und ihre Projekte erfolgreicher managen können. Nehmen Sie dazu Kontakt mit mir auf und schreiben Sie mir jetzt eine email an david.nitescu@come-nc.com !