Was ein erfolgreicher Projektmanager unbedingt vermeiden sollte

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Erfolgreiche Projektmanager wissen nicht nur, was zu tun ist – sie wissen vor allem auch, was sie tunlichst vermeiden sollten.
Hier sind einige Anregungen dazu:

1.) Vermeiden Sie schlechte Kommunikation

Nichts ist fataler, als mangelnde Kommunikation im Projektteam.
Kommunizieren Sie sowohl über Erfolge wie Mißerfolge, sprechen Sie Konflikte an und sprechen Sie sich nach Konflikten aus, diskutieren Sie Zwischenschritte und Meilensteine – denn kaum etwas ist schlechter für ein Projekte als kommunikative Armut.
Dazu gehört übrigens auch, nicht nach Feedback zu fragen und nicht sicherzustellen, ob wirklich alles verstanden wurde. Gute Projektmanager fragen oft nach.

2.) Vertrauen Sie niemals nur einer Quelle, verlassen sie sich niemals auf nur eine einzelne Ressource

Wenn Sie sich auf nur eine einzige Informationsquelle verlassen, erhöhen Sie das Fehlerrisiko und werden zu abhängig von dieser einen Quelle.
Ähnliches gilt für Ressourcen alle Art:
Sorgen Sie dafür, dass Sie immer Alternativen und Backup zur Verfügung haben – Abhängigkeiten von einer einzigen Möglichkeit führen fast immer zu Problemen im Projekt.

3.) Beginnen Sie niemals damit, etwas umzusetzen, ohne den Kontext des gesamten Projektes zu berücksichtigen

Viele Projekte kranken an blindem Aktionismus und Umsetzungswahn – und verlieren über all das Beschäftigtsein oft das Ziel des Projektes aus dem Blick bzw. sind sich nicht bewusst, welche Funktion eine spezifische Tätigkeit im Kontext des gesamten Projektes hat.
Vermeiden Sie bloße „busyness“ – nehmen Sie sich ein wenig Zeit für Planung, Reflexion und das Erzeugen von Verständnis im Team, um resultatsorientierte Produktivität zu gewährleisten.

4.) Vermeiden Sie Sündenbockpsychologie

Insbesondere dann, wenn im Projekt Schwierigkeiten auftreten, beginnt sehr schnell das Spiel mit den Schuldzuweisungen. Spielen Sie dieses Spiel niemals mit und lassen Sie es nicht zu, dass sich die Gewohnheit der Syndenbockpsychologie in Ihrem Projektteam einnistet. Tolerieren Sie auch keine faulen Ausreden – kultivieren Sie stattdessen eine Haltung der persönlichen Verantwortung, beginnend bei Ihnen selbst.

5.) Vermeiden Sie übermäßigen Optimismus ebenso wie übertriebenen Pessimismus

Extremes Schwarzsehen gilt zurecht als verpönt, weil es nicht konstruktiv ist – aber auch übertriebener Optimismus sollte kritisch betrachtet werden, weil er die realistische Einschätzung der Situation vernebelt und dadurch oft zu mangelnder Planung für negative Eventualitäten führt bzw. zu spät auf Probleme reagiert, weil diese durch eine rosarote Brille wahrgenommen werden. Optimismus ist sicherlich besser als Pessimismus, aber bleiben Sie dabei realistisch!

6.) Seien Sie kein Micromanager

Kontrollwahn kann die besten Projektteams zerstören. Fordern Sie die regelmäßige Berichterstattung in Ihrem Team ein, aber kümmern Sie sich nicht um jeden kleinsten Aspekt des Projekts. Geben Sie ihren Teammitgliedern einen Vertrauensvorschuss und die Freiheit, auf ihre eigene Art und Weise zu arbeiten. Legen Sie Ziele fest und etablieren Sie feste Reporting-Mechanismen, aber überwachen Sie nicht jede klitzkleine Einzelheit.

Berücksichtigen Sie diese sechs Anregungen in ihrer täglichen Arbeit als Projektmanager und Sie werden ihre Projekte deutlich reibungsloser, produktiver und erfolgreicher gestalten können!

David Nitescu – Ihr Coach für Projektmanagement-Exzellenz

P.S.: Gerne arbeite ich mit Ihnen im Rahmen von individuellem Coaching daran, wie Sie die größten Fehler im Projektmanagement vermeiden und ein außergewöhnlich erfolgreicher Projektmanager werden. Nehmen Sie dazu Kontakt mit mir auf und schreiben Sie mir jetzt eine email an david.nitescu@come-nc.com !

5 Tipps für das Management von Projektbudgets

5 Tipps für das Management von Projektbudgets

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Nicht selten passiert es bei Projekten, dass das anfängliche Budget überstiegen wird – was manchmal das gesamte Projekt ruinieren, und meistens auch das jeweilige Unternehmen finanziell schädigen kann. Daher ist Projektbudget Management von entscheidender Bedeutung, aber leider vernachlässigen viele Projektmanager den gut geplanten Umgang mit dem Budget.
Hier sind einige Tipps, wie Projektbudget Management besser gestaltet werden kann, damit unerwartete zusätzliche Kosten vermieden werden können:

1.) Nutzen Sie geeignete Software

Es ist erschreckend, wie viele Projektmanager auch heutzutage noch beim Budget auf die Nutzung von Software verzichten und stattdessen veraltete manuelle Methoden anwenden, die nicht nur viel mehr Zeiten kosten, sondern vor allem auch unpräzise sind.
Nutzen Sie stattdessen die richtige Technologie! Durch die Implementierung einer adäquaten Budget-Managementsoftware für Projekte können Sie die Budgetplanung deutlich schneller, leichter, effektiver und übersichtlicher organisieren. Zudem können Sie Status-Updates über das Budget leichter mit den relevanten Personen teilen und eventuell dringend nötige Anpassungen frühzeitig vornehmen, weil sie den Budgetverlauf ständig aktualisiert im Blick haben
Und auch die Zeit, die Sie durch die Verwendung von angemessener Software einsparen, können Sie besser für den erfolgreichen Fortgang des Projektes verwenden und so das Projekt insgesamt beschleunigen.

2.) Legen Sie KPIs fest

Ohne Leistungsindikatoren (KPI = Key Performance Indicator) ist es unmöglich, Ihr Budget effizient zu verwalten. KPIs werden genutzt, damit Sie immer einen Überblick darüber behalten, wie viel Geld ausgegeben wurde.

Stellen Sie bei der Definition der KPIs sicher, dass sie alle relevanten Bereiche des Projektes umfassen – wenn Sie dadurch einen Überblick über Ihre Ausgaben und ihren Bezug zu den jeweiligen Aufgaben behalten, können Sie Zeit und Geld im Projekt sinnvoller nutzen.

3.) Verstehen Sie Ihre Stakeholder

Auch bei der Budgetgestaltung ist Stakeholder Management ein wesentliches Element, denn wenn Sie die Anforderungen Ihrer Stakeholder nicht präzise verstehen, kann es zu gravierenden Fehlplanungen im Budget kommen.
Kommunizieren Sie von Anfang an oft und klar mit allen einflussreichen Stakeholdern, um das Budget entsprechend im Dienste der wirklich wichtigen Projektziele zu verwalten.

4.) Beginnen Sie mit einer einfachen Liste

Die Grundlage für ihre Budgetplanung kann eine ganz einfache Liste sein, auf der Sie alle wesentlichen Kostenfaktoren des Projektes festhalten. Auf der Basis des ersten Entwurfes dieser Liste können Sie dann tiefer ins Detail gehen und herausfinden, welches Budget für welche Bereiche zur Verfügung steht.
Starten Sie also mit einem groben Entwurf und arbeiten Sie sich dann immer tiefer in die Details ein, um im Verlauf der Präzisierung das Budget immer besser auf das Projekt verteilen zu können.

5.) Holen Sie sich Hilfe, um Ihr Budget zu erstellen

Wenn Sie immer unsicher sind, wie Sie alle Kosten effektiv verwalten sollen, scheuen Sie sich nicht davor, qualifizierte Hilfe in Anspruch zu nehmen – die kann ein in diesem Bereich erfahrener und kompetenter Kollege sein, oder auch ein externer Coach oder Consultant, welcher ausgezeichnete Fähigkeiten im Bereich Projektbudget einbringen kann. Erlauben Sie sich selbst gerade bei komplexen Budgets, eine solche Unterstützung durch exzellente Mentoren zu nutzen, um zu besseren Entscheidungen zu gelangen und die wesentlichen Berechnungen souveräner zu meistern. Lernen Sie bei Bedarf auch aus der Erfahrung ihrer Teammitglieder und lassen Sie sich einen Einblick geben davon, welches Budget erfahrungsgemäß für welche Projektaufgaben verbraucht wird. Projekte sind Teamarbeit – und auch bei der Budgetgestaltung müssen Sie als Projektmanager nicht allein sein.

Ein Budget für ein Projekt zu verwalten ist nicht immer leicht, aber es muss auch nicht unnötig schwer oder kompliziert sein. Nutzen Sie die 5 Tipps aus diesem Artikel, um ihr Budget Schritt für Schritt sorgfältig zu planen – so werden Sie deutlich besser mit ihrem Projektbudget umgehen lernen und die Ziele des jeweiligen Projektes effizienter erreichen können!

                                                                       David Nitescu – Ihr Coach für Projektmanagement-Exzellenz

P.S.: Gerne zeige ich Ihnen im Rahmen von individuellem Coaching, wie Sie ihren Umgang mit dem Projektbudget besser gestalten können – für erfolgreiches und souveränes Projektmanagement! Nehmen Sie dazu Kontakt mit mir auf und schreiben Sie mir jetzt eine email an david.nitescu@come-nc.com !

Sechs Fragen, die Projektmanager stellen sollten

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Als Projektmanager sind sie derjenige, welcher die größte Klarheit über jeden Aspekt des Projekts haben sollte. Hier sind 6 Fragen für mehr Klarheit:

1.) Für wen ist dieses Projekt gedacht?
Es ist wichtig zu verstehen, wer die Endbegünstigten des Projekts sind:  Wer wird von diesem Projekt vor allem profitieren und in welcher Weise?
Die Kenntnis der Endkunden macht es Ihnen viel leichter, die geeigneten Resultate des Projektes in den Blick zu nehmen und auf diese hinzuarbeiten.
2.) Welche Fähigkeiten und Rollen brauchen wir im Projekt? Haben wir die dafür qualifizierten Leute?
Ein wichtiger Teil der ersten Phase des Projekt-Prozesses muss die passende  Zusammensetzung des Teams sein – und dazu gehört es, herauszufinden, welches Skillset benötigt wird, um das Projekt erfolgreich realisieren zu können und dafür zu sorgen, dass entsprechende Teammitglieder zur Verfügung stehen.

3.) Wie läuft die Projektkommunikation ab?

Projektmanagement ist in entscheidender Weise vor allem Projektkommunikation. Wenn Sie ein Projekt übernehmen, müssen Sie wissen, wie Projektzeitplan, Ergebnisse und Erwartungen an das Team kommuniziert werden.
Wird eine Projektmanagement-Software verwendet – und sind Sie und alle Mitglieder des Teams mit ihr vertraut?
Definieren Sie die Abläufe der Projektkommunikation so konkret wie möglich, um exzellentes Teamwork zu ermöglichen.
4.) Wie viel Spielraum haben Sie, um den Projektplan zu ändern?
Wie genau sieht der Zeitplan für das Projekt aus und wie viel Flexibilität haben Sie, diesen bei Bedarf zu verändern? Wie viel Spielraum besteht hinsichtlich des Budgets und der Ressourcen?
Auch ein noch so präzises Projektmanagement trifft im Verlauf eine Projektes manchmal auf unvorhergesehene Ereignisse, welche Flexibilität verlangen – daher ist es wichtig, von Anfang an zu erfragen, wie groß ihre Spielräume sind, solange das Projektziel erreicht wird.
5.) Sind die Risiken des Projektes durchdacht und offen angesprochen worden?
Ein wirklich guter Projektmanager behält immer das Risikoprofil des Projekts im Blick und stellt sicher, dass mögliche Risiken sorgfältig überprüft und durchdacht werden. Risikomanagement ein essenzieller Bestandteil des Projektmanagements sein, wozu auch gehört, die erkannten möglichen Risiken frühzeitig, klar und direkt zu kommunizieren.
6.) Haben alle Beteiligten dem Projektplan und den erwünschten Ergebnisse zugestimmt?
Klarheit in diesem Punkt ist extrem wichtig, weil ansonsten das Phänomen entsteht, dass etwas zwar nicht vereinbart, aber dennoch erwartet wird. Stellen Sie daher sicher, dass alle Erwartungen erfragt worden sind – insbesondere jene der entscheidenden Stakeholder. Spüren Sie in diesem Kontext auch frühzeitig Meinungsverschiedenheiten auf, da sich diese im Verlauf des Projektes zu echten Konflikten auswachsen können. Vermitteln Sie zwischen den diversen Parteien und führen Sie so früh wie möglich eine Einigung herbei. Sorgen Sie dann dafür, dass alle Beteiligten der Erfüllung der klar kommunizierten Erwartungen zugestimmt haben. Unausgesprochene Erwartungen und mangelndes Einholen von Einverständnis mit dem Projektplan haben schon so manches Projekt zu Fall gebracht. Stellen Sie sich diese 6 Fragen systematisch, wann immer Sie ein neues Projekt übernehmen – Sie werden dadurch viel mehr Klarheit gewinnen, besser mit den Teammitgliedern kommunizieren können und den Projektverlauf souverän gestalten!
David Nitescu – Ihr Coach für Projektmanagement-Exzellenz
P.S.: Gerne zeige ich Ihnen im Rahmen von individuellem Coaching, wie Sie die Antworten auf diese Fragen detailliert herausarbeiten und ihre Projekte erfolgreicher managen können. Nehmen Sie dazu Kontakt mit mir auf und schreiben Sie mir jetzt eine email an david.nitescu@come-nc.com !
Prioritäten setzen im Projektmanagement

Prioritäten setzen im Projektmanagement

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Eine Fähigkeit, mit der viele Projektmanager Probleme haben, ist das Setzen von Prioritäten. Gute Priorisierung ist aber unerlässlich, um sicherzustellen, dass sich das Projekt zuerst auf die wichtigsten Elemente konzentriert und dass jeder versteht, was die wichtigsten Elemente des Projekts sind. Leider verzichten zu viele Projektmanager auf strukturierte Priorisierung und überlassen so viele Elemente der Gestaltung ihres Projekts dem Zufall. Kein Wunder also, dass in vielen Projekten ein nahezu unbeherrschbares Chaos herrscht, welches der ständigen Betreuung bedarf – und sich viele Projektmanager wie die Feuerwehr fühlen, die von einer Feuerlöschung zur nächsten hetzt.

Eine der Lösungen für dieses Problem liegt in klarer Priorisierung. Es ist nämlich einfach nicht zu leugnen: Einige Anforderungen sind wichtiger als andere und sollten daher höhere Priorität erhalten. In nahezu allen Projekten werden Zeit und Ressourcen diktieren, dass nur eine bestimmte Anzahl von Anforderungen zu jeder gegebenen Zeit angegangen werden kann. Daher ist es wichtig, dass Sie als Projektmanager dafür sorgen, dass die Anforderungen, die sie mit ihrem Team in den Fokus nehmen, auch wirklich hohe Priorität haben. Es gibt eine Reihe von möglichen Erwägungen, darunter Wert, Kosten, Risiko, Schwierigkeit der Implementierung, Erfolgswahrscheinlichkeit, Vereinbarungen mit Stakeholdern und nicht zuletzt Dringlichkeit – der gemeinsame Nenner, den es in den meisten Projektsituationen vor allem zu berücksichtigen gilt, besteht meist in dem größten geschäftlichen oder wirtschaftlichen Wert, welcher durch die Projekttätigkeiten erzeugt werden kann.

Daher lohnt es sich, die verschiedenen Erwägungen genauer anzuschauen:

Erfolgswahrscheinlichkeit
Anforderungen mit höchster Erfolgswahrscheinlichkeit wird die höchste Priorität eingeräumt, weil sie mit größerer Sicherheit zu messbaren Resultaten führen.

Kosten 

Der Kostenfaktor kann auf zwei Weisen zur Priorisierung beitragen: Umsetzung der kostengünstigsten Tasks zuerst oder zuerst Implementierung von Tasks mit dem größten ROI (Return on Investment).

Risiko

Die risikoreichsten Anforderungen werden priorisiert, weil im Falle des Eintretens der Risiken dann das Projekt mit einem Minimum an Investitionen abgebrochen werden kann.

Schwierigkeitsgrad der Umsetzung 

Priorität kommt jenen Tasks zu, die am einfachsten umzusetzen sind, weil so auf die schnellste und sicherste Art und Weise die ersten Resultate zu erzeugen sind – so kommt das Projekt direkt in Schwung und es bildet sich Zuversicht für die schwierigeren Tasks.

Stakeholder Agreement

Im Idealfall wird mit den entscheidenden Stakeholdern genau abgesprochen, welche Anforderungen am wichtigsten sind und eine dementsprechende Priorisierung herausgearbeitet.

Regulatory Compliance 

Höchste Priorität haben jene Tasks, die zur Erfüllung gesetzlicher oder organisatorischer Anforderungen erforderlich sind – denn wenn diese Vorschriften nicht von Anfang an eingehalten werden, kann dieser Faktor später das ganze Projekt zu Fall bringen, auch wenn die sonst geleistete Arbeit noch so gut war.

Beziehung zu anderen Anforderungen 

Alle Tasks eines Projektes sind im Zusammenhang zu sehen – Priorität haben jene Tätigkeiten, welche den größten Dominoeffekt erzielen, d.h. die größte positive Auswirkung auf die größte Anzahl anderer Tasks haben.

Dringlichkeit

Allen Tätigkeiten, für die reale, unabänderliche, externe Fristen gelten, kommt höchste Priorität zu – und diese sind von fiktiven oder subjektiven Dringlichkeiten klar zu unterscheiden.

Wenn Sie die obigen Erwägungen bei dem Setzen der Prioritäten in ihren Projekten beachten, wird ihnen das Priorisieren deutlich leichter fallen und Sie werden Ihre Projekte viel effektiver managen können.

Wie werden Sie diese Anregungen in Ihrer Projektmanagementtätigkeit umsetzen?

David Nitescu – Ihr Coach für Projektmanagement-Exzellenz

P.S.: Gerne arbeite ich mit Ihnen im Rahmen von individuellem Coaching daran, wie Sie ihre Fähigkeiten zur Priorisierung verbessern können und ein herausragender Projektmanager werden. Nehmen Sie dazu Kontakt mit mir auf und schreiben Sie mir jetzt eine email an david.nitescu@come-nc.com !

Projektmanagement – zertifizieren oder nicht?

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Eine der häufigsten Fragen, welche sich Menschen stellen, die im Bereich Projektmanagement arbeiten oder in Zukunft arbeiten wollen, ist: Soll ich mich zertifizieren lassen? Es gibt diverse Möglichkeiten, sich in Projektmanagement zertifizieren zu lassen – eine der bekanntesten ist die PMI-Zertifizierung – aber ist ein Zertifikat nötig oder sinnvoll? Welche Projektmanagement-Schulungen eignen sich wirklich für die Praxis? Und macht ein Zertifikat einen Unterschied für meine Karriere?

Diese Fragen stellen sich nicht nur Menschen, die fast gar keine Projektmanagement-Erfahrung haben, aber Projektmanagement für eine geeignete Karriere halten. Sie werden auch von Menschen gestellt, die bereits an mehreren Projektmanagementprozessen beteiligt waren, und sogar von Projektmanagern, die aktiv Projekte leiten und nach Möglichkeiten suchen, ihre Fähigkeiten und Karrierechancen zu verbessern.

Für jene Leute, die noch keine Erfahrung im Projektmanagement haben, empfehle ich zuerst, dass sie sich durch Lektüre über Projektmanagement informieren und dann als Projektmitarbeiter erste Erfahrungen sammeln, bevor sie weitere Ausbildungen oder gar eine Zertifizierung in Betracht ziehen. Ich schlage ihnen auch vor, Gespräche mit erfahrenen Projektmanagern zu suchen und Fragen über die konkrete, tägliche Arbeit im Projektmanagement zu stellen.

Für jene, die sich bereits mehr oder weniger im Projektmanagement auskennen, habe ich einen scheinbar kontraintuitiven Rat: Konzentrieren Sie sich nicht primär auf den Erwerb einer Zertifizierung, sondern zuerst auf die Entwicklung von Fähigkeiten!

Ich habe viele Jahre Erfahrung im Projektmanagement-Training und mit Zertifizierungs-Kursen und meine Quintessenz daraus ist: In zu vielen Qualifizierungskursen geht es vornehmlich darum, ein Dokument zu erwerben, welches man dann als Qualifikation vorweisen kann, aber nur sekundär um das Erlernen praktischer Techniken, Werkzeuge und Methoden, die sich im realen Projektmanagement bewähren können. Der Akzent in vielen Zertifizierungskursen liegt m.E. zu sehr auf rein theoretischem Wissen, welches einen zwar die Zertifikats-Prüfung bestehen lässt, aber nicht auf die wirkliche Welt des Projektmanagements vorbereitet. Die größte Herausforderung überhaupt, nämlich der Transfer von erworbenem Wissen auf die reale Situation konkreter Projekte, wird nur sehr selten gemeistert. Viele zertifizierte Projektmanager haben mir berichtet, dass sie es sehr schwierig finden, die Schulungsinhalte von Zertifizierungs-Kursen auf ihr tägliches Tun im Projekt zu übertragen.

Nun glaube ich persönlich nicht, dass dies notwendig so sein muss: Die Inhalte des PMI beispielsweise sind durchgängig praxisrelevant – aber es braucht eine Art und Weise der didaktischen Vermittlung, welche die gelebte Praxis in den Mittelpunkt rückt und gleichzeitig optimal auf die Zertifikats-Prüfung vorbereitet. Es ist durchaus möglich, für ein Zertifikat im Projektmanagement so zu lernen, dass es sich sofort auf konkrete Projekte anwenden lässt. Ich bin also durchaus der Meinung, dass eine Zertifizierung in Bezug auf die Karrierechancen als Projektmanager Sinn macht – aber noch viel mehr dann, wenn wirklich brauchbare Fähigkeiten trainiert werden, die dann auch in realen Resultaten sichtbar werden und nicht allein in einem Zertifikat.

Ein Zertifikat ist ein Nachweis darüber, dass Sie eine relevante Prüfung bestanden haben – nicht weniger, aber auch nicht mehr. Ein Zertifikat garantiert einen bestimmten Standard an Wissen, aber nicht notwendig eine hohe Qualität der Praxisfähigkeiten. Ein Zertifikat hat den Vorteil, dass Sie es schwarz auf weiß vorlegen können – ihre Fähigkeiten können Sie nur im Projekt beweisen. Ein Zertifikat ermöglicht Ihnen, dass Unternehmern ihrem Potential mit einem Vertrauensvorschuss begegnen – den Beweis, dass dieses Vertrauen auch verdient ist, müssen Sie dann aber in der Durchführung von Projekten liefern.

Wenn Sie sich also für eine Zertifizierung im Bereich Projektmanagement interessieren, stellen Sie sicher, dass dem gewählten Kurs dazu eine wirkliche Praxisausrichtung zugrunde liegt. Stellen Sie dem Kursleiter dazu präzise Fragen, Fragen Sie andere Projektmanager, die an diesem Kurs schon teilgenommen haben. Es darf Ihnen nicht nur darum gehen, schnell ein Zertifikat zu bekommen, denn das allein wird ihrer Karriere langfristig nicht dienlich sein. Wenn der Zertifizierungskurs dagegen dazu beiträgt, dass Sie ein exzellenter Projektmanager werden – und das erkennen Sie daran, dass die Inhalte sofort anwendbar sind – dann ist ein Zertifikatserwerb eine sehr gute Idee.

                             David Nitescu – Ihr Coach für Projektmanagement-Exzellenz

 

P.S.: Gerne zeige ich Ihnen im Rahmen von individuellem Coaching, wie Sie diese notwendigen praktischen Qualitäten entwickeln können und ein herausragender Projektmanager werden. Nehmen Sie dazu Kontakt mit mir auf und schreiben Sie mir jetzt eine email an david.nitescu@come-nc.com !
Wege zu einem idealen Projektmeeting

Wege zu einem idealen Projektmeeting

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Projektmeeting. Viele Projektmanager und Projektteams können sich etwas besseres vorstellen, als schon wieder an einem Meeting teilzunehmen.

Warum? Weil die meisten Meetings alles andere als ideal verlaufen und in ihnen oft sehr viel Zeit verschwendet wird. Dabei müsste das gar nicht sein – mit etwas Sorgfalt lässt sich ein (nahezu) ideales Projektmeeting gestalten, welches den Projektverlauf massiv voran bringt und die Motivation im Team erhöht.

Daher stelle ich Ihnen in diesem Beitrag die wichtigsten Wege zu einem idealen Meeting vor:

1) Vorbereitung und Planung

Spontane und improvisierte Meetings sind meistens eine schlechte Idee, weil sie zu unfokussiert verlaufen und keine klaren Ergebnisse bringen – solche Meetings führen nur zu noch mehr Meetings, aber sie produzieren selten einen großen Mehrwert für das Projekt.

Planen Sie Ihr Projektmeeting daher sorgfältig. Recherchieren Sie gründlich. Bereiten Sie sich ausführlich vor. Entwerfen Sie eine klar strukturierte Agenda für das Meeting und identifizieren Sie, welche Inhalte für den weiteren Projektverlauf wirklich wichtig und sinnvoll sind.

Klären Sie präzise, was die Intention des Meetings ist und auf welches Ergebnis sie aus sind – und teilen Sie dies zu Beginn des Meetings mit.

Benennen Sie außerdem einen konkreten Zeitrahmen des Meetings und halten Sie sich daran – überschreiten Sie idealerweise niemals 60 Minuten:

Alles, was wirklich wichtig ist, lässt sich auch präzise formulieren und kommunizieren. Endlosmeetings sind daher kontraproduktiv und führen nur dazu, dass Unwichtiges diskutiert wird.

 

2.) Stellen Sie Materialien im Vorfeld zur Verfügung

Meetings sind um so produktiver, je besser die Teilnehmer schon im Vorfeld informiert sind, worum es gehen wird.

Wenn Sie gut aufbereitete Materialien im Vorfeld zur Verfügung stellen, erhöhen Sie den Fokus im Meeting und geben den Teilnehmern die Gelegenheit, sich vorzubereiten und schon vor dem Meeting die Inhalte zu reflektieren und eigene Ideen dazu zu entwickeln.

Ein ideales Meeting kann nur dann orchestriert werden, wenn alle Teilnehmer schon auf die Linie des Meetings eingeschworen sind, bevor dieses beginnt. Durchdachte Materialien sind ein Weg, dies zu erreichen.

 

3. Fokus und Verläßlichkeit

Bleiben Sie auf einem Meeting beim Thema. Lassen Sie keine Abschweifungen zu.

Beginnen Sie das Meeting pünktlich und beenden Sie es pünktlich.

Fokus und Verläßlichkeit in den Meetings machen jedes Projektteam motivierter und produktiver und sind für Sie als Prokektmanager eine unerläßliche Leadership-Qualität.

 

4.) Follow-Up

Leider wird gerade dieser Punkt bei Meetings sehr oft sträflich vernachlässigt: Was passiert nach dem Meeting?

Wie sichern Sie die Ergebnisse des Meetings? Wie sorgen Sie für einen über das Meeting hinausgehenden gemeinsamen Fokus? Wie unterstützen Sie die im Meeting getroffenenen Vereinbarungen?

Versenden Sie nach jedem Meeting innerhalb von 24 Stunden Besprechungsnotizen mit den wichtigsten Punkten, Ergebnissen und Vereinbarungen.

Fordern Sie Feedback zu dem Meeting ein und bestehen Sie auf regelmäßige Aktualisierungen in Bezug auf die getroffenen Vereinbarungen und die zugeteilten Verantwortlichkeiten.

Fragen Sie in den Tagen nach dem Meeting aktiv nach, wie Sie die optimale Umsetzung der Meeting Objectives unterstützen können. Interessieren Sie sich aufrichtig für die unweigerlich aufkommenden Probleme und steuern Sie konstruktive Lösungsansätze bei.

Ein Projektmeeting ist nicht dann zu Ende, wenn das Meeting zu Ende ist – sondern erst dann, wenn die Ziele des Meetings im weiteren Projektverlauf erreicht sind. Genau deshalb ist Follow-Up essenzieller Bestandteil von Projektmeetings und nicht ein zusätzliches Add-On.

Berücksichtigen Sie diese 4 Wege zu einem idealen Projektmeeting und Sie werden deutlich mehr mit ihren Meetings erreichen!

David Nitescu – Ihr Coach für Projektmanagement-Exzellenz

P.S.: Gerne zeige ich Ihnen im Rahmen von individuellem Coaching, wie Sie durch Projektmeetings große Produktivität in ihrem Projekt fördern können und in kürzerer Zeit mehr erreichen, mit besseren Resultaten. Nehmen Sie dazu Kontakt mit mir auf und schreiben Sie mir jetzt eine email an david.nitescu@come-nc.com !

Stakeholder-Management mit dem Salience-Modell

Stakeholder-Management mit dem Salience-Modell

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Stakeholder-Management ist einer der wichtigsten Faktoren im Projektmanagent, welcher in der täglichen Praxis einige Kopfschmerzen bereiten kann: Unterschiedliche Stakeholder haben unterschiedliche Interessen, Erwartungen und Kommunikationsbedürfnisse, die koordiniert werden müssen. Eine große Hilfestellung kann dabei das Salience-Modell sein, weil es dabei unterstützt, die Stakeholder besser zu verstehen und souverän mit ihren unterschiedlichen Perspektiven umgehen zu können.

 

Das Salience-Modell wurde von Mitchell, Agle und Wood entwickelt, um es Projektmanagern zu erleichtern, die diversen Stakeholder zu analysieren. Es verwendet dazu drei Kriterien: Macht, Legitimität und Dringlichkeit.

Diese werden folgendermaßen definiert:

Power / Macht: Die Fähigkeit der Stakeholder, die Leistungen, Abläufe und Ergebnisse eines Projektes zu beeinflussen

Legitimacy / Legitimität: Die Autorität von Stakeholdern in einem Projekt

Urgency / Dringlichkeit: Wie wichtig es Stakeholdern ist, dass schnell auf ihre Erwartungen reagiert wird

Durch die Berücksichtigung dieser drei Faktoren wird es für Projektmanager leichter, die wichtigen Stakeholder zu identifizieren und im Projektverlauf auf ihre Bedürfnisse eingehen zu können.

Basierend auf diesen drei Kriterien unterscheidet das Salience-Modell zwischen acht Arten von Stakeholdern:

 

I) Core / Kern: Dies sind die wichtigsten Stakeholder überhaupt, die ein entscheidendes Kern-Interesse bei dem Projekt verfolgen, d.h. in Bezug auf die oben genannten drei Kriterien: Sie vereinen Macht, Legitimität und Dringlichkeit. Als Projektmanager ist es von höchster Priorität, diesen Stakeholdern die größte Aufmerksamkeit zu widmen.

II) Dominant: Diese Stakeholder haben zwar Macht und Legitimität, es kommt ihrer Erwartungserfüllung aber keine ständige Dringlichkeit zu. Ihre Erwartungen sind zwar wichtig, aber es muss nicht fortwährend und sofort auf sie reagiert werden.

III) Dependent / Abhängig: Diese Stakeholder haben keine Macht über das Projekt, aber ihnen kommt Legitimität und Dringlichkeit zu. Es handelt sich um Menschen, die zwar nicht direkt Macht ausüben können, die aber durch legitim wirkende Kommunikationen jederzeit in den Projektverlauf eingreifen können und deren Erwartungen mit großer Dringlichkeit behandelt werden müssen, da sie ansonsten negativen Einfluss auf Projektprozesse nehmen könnten.

IV) Dangerous / Gefährlich: Diese Stakeholder haben Macht und Dringlichkeit, aber keine Legitimität – es sind oft jene, die nicht wirklich am Projekt beteiligt sind, aber dennoch Macht darauf ausüben und ihre Erwartungen erfüllt sehen wollen.

V) Latent: Diese Stakeholder brauchen weder dringende Kommunikation im Detail, noch werden sie sich in das Projekt einzumischen versuchen – es sein denn, es läuft etwas schief.

VI) Anspruchsvoll: Dies sind jene Stakeholder, die meinen, dass ihrer Erwartungen ständig bedient werden müssten, die aber weder Macht noch Legitimität haben. Wer zu viel Zeit mit diesen Stakeholdern verbringt, verschwendet wertvolle Ressourcen.

VII) Discretionary: Diese Stakeholder brauchen nichts weiter als regelmäßige Updates zum Verlauf des Projektes, um zufrieden zu sein.

VIII) Nicht-Stakeholder: Diese Art von (Nicht-)Stakeholder darf auf keinen Fall vergessen werden, denn gerade hier werden sehr oft Fehler gemacht und es werden Leute, die keine Stakeholder sind und die keinerlei Einfluss auf das Projekt haben, so behandelt als ob sie Stakeholder wären.

Stellen Sie daher immer sicher, dass sie alle Nicht-Stakeholder klar identifizieren und dementsprechend auf sie reagieren.

Es ist wichtig zu verstehen, dass diese 8 Arten von Stakeholdern keine statischen Zuschreibungen sind, sondern dass sich die Art eines Stakeholders auch während des Projektes ändern kann – es gilt, dies bei dem Management von Projekt im Blick zu behalten, um auf eventuelle Veränderungen flexibel reagieren zu können.

Nutzen Sie das Salience-Modell für ihr Stakeholder-Management, es wird sich als ein leistungsstarkes Werkzeug erweisen!

 

             David Nitescu – Ihr Coach für Projektmanagement-Exzellenz

 

P.S.: Gerne vermittle ich ihnen die Anwendung des Salience-Modells auf ihre Projekte im Rahmen von individuellem Coaching. Nehmen Sie dazu Kontakt mit mir auf und schreiben Sie mir jetzt eine email an david.nitescu@come-nc.com !
Risikoanalyse im Projektmanagment

Risikoanalyse im Projektmanagment

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Risikoanalyse im Projektmanagement ist der Prozess, mit dem Sie potenzielle Probleme identifizieren, die das Projekt untergraben könnten.  Was Sie bei der Riskoanalyse unbedingt beachten müssen, erfahren Sie in diesem Artikel.

 

Warum Risikoanalyse zwingend notwendig ist

Analyse von Risiken heißt im Wesentlichen, dass Sie alle eventuell auftretenden Probleme methodisch, strategisch und im Detail durchleuchten. Es gibt mindestens 5 starke Gründe, warum Sie darauf niemals verzichten sollten:

1.) Vermeidung

Nur wenn Sie Risiken schon in der Planung erkennen, haben Sie eine Chance, diese zu vermeiden. Risiken bestehen immer – wer Risiken ignoriert und risikoblind in ein Projekt geht, wird nicht selten von Problemen überrascht, die sich mit vorheriger Analyse hätten vermeiden lassen.

2.) Reduzieren

Wenn Sie Probleme vorwegnehmen, können Sie die Häufigkeit ihres Auftretens vermindern, weil Sie diese schon vor ihrer Entstehung zu erkennen in der Lage sind.

3.) Minimieren

Durch eine gründliche analytische Vorwegnahme der Risiken und ihrer möglichen negativen Ergebnisse können Sie die Auswirkungen von auftretenden Problemen minimieren, weil sie gut drauf vorbereitet und so zu souveränem Problemmanagement befähigt sind.

4.) Ansprechen

Es ist menschlich, Probleme verdrängen zu wollen. Zu exzellentem Projektmanagement gehört aber die Fähigkeit, Projekte frühzeitig und präzise ansprechen zu können.

5.) Anpassung

Viele Probleme in Projekten enstehen dadurch, dass Vorschriften, Vorgaben, legale Rahmenbedingungen und funktionale Kontexte des Unternehmens nicht berücksichtigt werden. Alle diese Faktoren gehören zu einer detaillierten Risikoanalyse, so dass Projekte auf optimale Weise an die vorherrschenden Bedingungen angepasst werden können.

Aus diesen Gründen ergeben sich mindestens 5 Säulen für die Risikoanalyse:

Die 5 Säulen der Risikoanalyse

I.) Informationsmangel beheben

Nicht zu wissen, welche Risiken ein Projekt beinhaltet oder nicht genügend über die möglichen Auswirkungen potentieller Risiken informiert zu sein ist vielleicht das größte Risiko überhaupt – denn wer nur ungenügende Informationen zur Verfügung hat, wenn Probleme auftreten, wird oft gravierend falsche Entscheidungen treffen. Detaillierte Informationen helfen ihnen dabei, Probleme im Projekt erfolgreich zu navigieren.

II.) Komplexität reduzieren

Die Systemtheorie von Niklas Luhmann spricht im Bezug auf komplexe Systeme von „Komplexitätsverminderern“, gezielt herausgearbeitete Ansätze, die eine Art Hebelwirkung entfalten. Komplexität lässt sich nur erfolgreich managen, wenn man sich nicht in zu vielen Details verliert – daher gehören zu jeder Risikoanalyse immer auch „Macro-Views“, die Überblick verschaffen und es so ermöglichen, auch bei den kompliziertesten Problemen eine pragamatische Lösung zu finden.

III.) Best Case / Worst Case

Jedes potentielle Risiko sollte bis in die Extreme hinein bedacht werden: Was ist das Beste, das im Falle des Falles passieren kann? Was wäre das Schlimmste, das passieren könnte? Das Analysieren der Extremfälle sorgt dafür, dass das gesamte Spektrum der Problemfälle durchdacht wird. Wenn Sie so auf ein breites Spektrum von Risikoversionen vorbereitet sind, kann Sie im Verlaufe des Projektes nur noch wenig aus der Ruhe bringen, weil Sie auf viele Varianten optimal eingestellt sind.

IV.) Best Practices

Viele Unternehmen und Industriezweige haben bereits etablierte Best Practices für den Umgang mit Risiken. Sie müssen als Projektmanager also nicht jedes Mal das Rad neu erfinden, sondern sollten sich zuerst darüber informieren, was diese Best Practices sind und wie sich diese bewährt haben. Diese solide Grundlage können Sie dann gegebenenfalls mit ihren eigenen Ideen erweitern und verbessern.

V.) Existing Framework

So manches Risiko im Projektmanagement ist hausgemacht, weil existierende Rahmenbedingungen nicht berücksichtigt wurden. Stellen Sie bei jeder Projektplanung sicher, dass Sie mehr als ausreichend über die vorhandenen Kontexte und Vorgaben informiert sind und beziehen Sie diese in die Planung mit ein.

Wenn Sie diese 5 Säulen bei ihrer Risikoanalyse berücksichtigen, werden ihre Projekte deutlich reibungsloser ablaufen können, weil Sie Unsicherheiten aller Art von Anfang an entgegenwirken. Außerdem versetzen Sie sich durch gute Risikoanalyse in die Lage, auftretende Probleme hoher Priorität von auftretenden Problemen niedriger Priorität zu unterscheiden – was extrem wichtig ist, weil in vielen Projekten zu viel Zeit an die Lösung nebensächlicher Probleme verschwendet wird, statt sich auf die Vermeidung oder Lösung von potentiell großen Problemen zu konzentrieren. Vernachlässigen Sie daher niemals die Risikonanalyse im Projektmangement.

P.S.: Wenn Sie exzellente Risikoanalyse-Skills erwerben wollen, unterstütze ich sie gerne durch Projektmanagement-Coaching dabei. Schicken Sie mir jetzt eine eMail an david.nitescu@come-nc.com und wir unterhalten uns darüber!